Klik hieronder om PDF bestand te downloaden en te bekijken (1,7 Mb, versie 2022 12 19)

Procedure Wachtpostwerking

Verslag overleg Bestuursorgaan

Donderdag 21-04-2022 (20u30 – 23u00), wachtpost te Lennik

Aanwezig : dr. De Winter, dr. De Smet, dr. Dobbelaere, dr. Lenaerts, dr. Frisch, dr. Boeykens, dr. Haelterman, dr. Rokegem, Gunver Sevenois, Jo Van der Veken

1. Goedkeuring verslag 17-02-22

2. Stand van zaken IT-communicatie

• Automatisch bandje telefooncentrale
• Werd aangepast dd. 11-03-22 (zonder vermelding pos.zelftest)

• Inventariseren documenten website
• Alle recente verslagen (DB/RvB) werden reeds bezorgd

• Sharepoint via Microsoft werd reeds opgezet
• Voorlopig geen prioriteit (Jo volgt verder op)

• Vraag naar mogelijkheid tot opladen laptop in de wagen
• Vraag wordt gesteld aan CareCoach (afh. van mogelijkheden wagen)

• Samenwerking CareCoach
• Laptop Jo (scherm defect)
• Werd intussen hersteld
• 5 weken in beslag genomen
• Wordt verder opgevolgd
• Telefooncentrale : performantieprobleem (09-04-22)
• Verstoord signaal tussen Telenet en TeleVoip
• CareCoach – ondersteuning opnieuw niet bereikbaar via geijkte kanalen (enkel via rechtstreeks nummer Jonas)
• Wordt nagevraagd door Jo
• Eveneens navraag rond SLA-afspraken
• Voorstel dr. J.H. : aankoop van extra beeldscherm (wachtpost Ophasselt)
• Offerte werd gevraagd aan Gieteco (nog niet ontvangen)
• Indien overgegaan wordt tot aankoop, dient dit eveneens te worden voorgelegd aan het RIZIV, zodat dit kan betaald worden via de subsidie ‘provisie hardware’
• Werkwijze “Aanvraag PCR-stalen”
• Gezien frequent foutief wordt gescand : vraag gesteld of de werkwijze dient te worden aangepast ?
• Feedback ASZ : geen wijziging
• R. bezorgde nieuwe handleiding aan Jo

3. Stand van zaken wachtdienstcoördinatie

• Arts met achterwachtdienst werd 4 x ingeschakeld tijdens periode 18-02-21 tem 19-04-22
• Artsen bekijken onderling wanneer een nieuwe wachtdienstovername kan gebeuren (binnen de 6 maanden volgens HR)

• 2 x arts ziek naar huis gegaan (tijdens wachtdienst) (ca. 19u)
• Oproepen (HB) werden verdeeld naar arts te Lennik

• A.L. : stop praktijk vanaf 01-04-22
• Gegevens resterende wachtdiensten doorgegeven aan dr. J.H.
• Jo schrijft alle wachtdoende artsen aan met de vraag om deze wachtdiensten over te nemen (compensatie in 2023 kan worden voorzien)

• Infosessie Haio’s – nieuwe artsen
• Werd georganiseerd op 28-03-22
• 5 haio’s werden uitgenodigd (2 haio’s namen deel)

• Opladen wachtdiensten Medega (2-maandelijks)
• Jan – Feb 2022 werd opgeladen op 18-03-21
  • D.M. diende gegevens nog aan te vullen (Medega)
  • Vraag dr. I.C. : kunnen wachtdiensten regelmatiger worden geregistreerd en kan een betaaloverzicht worden bezorgd ?
• Elke arts kan, via de persoonlijke account, een gedetailleerd betaaloverzicht opvragen (Jo communiceert naar deze arts)

• Uurroosters weekwachtdiensten
• WDO Roosdaal dient nieuwe lijst (periode mei-juni 2022) te bezorgen
  • Rooster werd toegevoegd op 27-04-22

4. Stand van zaken “dagelijks bestuur”

• Zie verslag overleg 17-03-22

• Werkgroep supervisie :

• Voorstel tot overleg (16-05-22) werd verzonden aan de Supervisoren
• Vanuit dit overleg : oprichting werkgroep met min. 2 leden-Supervisoren
• Tijdens dit overleg : opzet van een sharepoint ikv verslaggeving en infomap Supervisie

• Werkgroep HAK-HAWP

• Eerste opzet rond gemeenschappelijk project
• overleg rond centrale organisatie van de weekwachtdiensten
• overleg 17-01-22 werd geannuleerd en dienst verplaatst te worden (wegens hoge werkdruk bij coördinatoren HAK)

Jo bekijkt om nieuwe datum te plannen periode 05 – 06/2022 (voor AV)

• tijdens AV : een eerste terugkoppeling van dit gesprek

• Bijkomende vraag vanuit HAK
• Opzet van een centraal medisch controlepunt voor Oekraïense vluchtelingen
  • Op vaste tijdstippen tijdens de week
  • Hemerijckx : stelden de vraag om de lokalen (wachtpost Ophasselt) te kunnen gebruiken
• Na overleg werd door HAK dr. Hemerijckx besloten om toch andere lokalen te verkiezen (wegens plaatsgebrek)
  • Pajottenland : nog geen concrete vraag gesteld via HAWP Pageni

• Gegevens wachtpostwerking

• Zie document
• Sinds 25-02-22 : algemene stijging van # contacten
• Sinds 11-03-22 : significante stijging
• Gemiddeld 252 patiënten/weekend (01-01 tem 08-04-22)
• 302 patiënten/weekend (11-03 tem 08-04-22)

• Raadplegingen/tel.med.advies : zie document
• Verdeling tussen Ophasselt/Lennik is evenredig met het te bedienen wachtgebied
• Meer consultaties per arts te Ophasselt

• Huisbezoeken : zie document
• Evenredige verdeling van de HB’en (cfr. initiële verdeling)
• Werkwijze bij doorgeven HB
• Onthaalmedewerkers controleren regelmatig de afgewerkte huisbezoeken

• Doorverwijzingen : zie document
• Doorverwijzing urgentie is vergelijkbaar met andere wachtposten (ca. 6%)
• Ziekenhuizen met meest frequente doorverwijzing :
• OLVZ / ASZ
• Deze ziekenhuizen zullen de basis vormen voor gesprekken rond samenwerkingsovereenkomst

• Telefonische oproepen
• Gemiddeld aantal oproepen stijgt sinds 04-03-22
• Significant sinds 11-03-22
• Gemiddeld/weekend : 341 oproepen (periode 01-01 tem 08-04-22)
• 420 oproepen/weekend (periode 11-03 tem 08-04-22)

• Telefonische consultaties
• Dienen beperkt te worden
• De patiënt dient steeds gemotiveerd te worden tot een raadpleging op de wachtpost. Een telefonisch medisch advies kan wel :
• Bij vragen mbt medicatiebeleid/informatie waarvoor geen klinisch onderzoek nodig is
• Gemiddeld/weekend : 29 telef.med.advies (periode 01-01 tem 08-04-22)
• 18,5 telef.med.advies /weekend (periode 11-03 tem 08-04-22)

• Consultatieblokken
• Vanaf 18-02-22 geen afzonderlijke consultatieblokken meer

• Testcentra
• Testcentra Geraardsbergen/Eizeringen sluiten vanaf 30-04-22
• Communicatie naar medewerkers/artsen via de wekelijkse mailing
• Bekijken of deze sluiting een impact heeft op onze werking (bv. meer asymptomatische patiënten die een testing wensen)

• Conclusie
• Geleidelijk aan wordt de ‘normale’ werking opnieuw geïmplementeerd. Binnen deze werking kunnen alle patiënten, die een huisarts met wachtdienst wensen te consulteren ikv een aantal symptomen/klachten, na afspraak steeds terecht op de huisartsenwachtpost.

• Financiën

• Omzet wachtweekends
• Evolutie laatste weekends : korte update
• Zie Excelfile (+ grafiek)
• Omzet stijgt licht tijdens deze periode
• € 11.508,45/ weekend (2022)
• stijgende lijn
• ereloon/contact (2022)
• € 45,70/contact (stabiel)
• profit/loss per weekend (2022)
• € 1.135,75/weekend
• wordt verder opgevolgd

• Uitbetaling Pooling 2021
• Eerste en tweede kwartaal (30-06-21) : pooling bedroeg € 8.715,47
• Uitbetaling werd uitgevoerd op 31-08-21
• Bedrag Pooling Q3 + Q4 : ca. € 29.137,62
• Uitbetaling pooling Q3+Q4
• Geregistreerd op 28-04-22

• Investeringsbudget
• Totaaloverzicht werd ingediend op 31-05-21
• facturen signalisatie en plaatsing (Remotec + Vanderroost) ten bedrage van € 701,16 nagestuurd naar RIZIV op 20-10-21
• Nog toe te voegen : factuur 2 Loyaltek (aankoop betaalterminals)

• Inkomstenrekening 2021
• Zie overzicht
• Fiscale fiches worden zo snel als mogelijk afgewerkt door de boekhouder (ten laatste 28-06-22)

• Werkingsbudget 2021
• Totale werkingsbudget 2021 (zie document) : € 658.720,80
• Inkomsten
• subsidie : € 620.121,83 (incl. ontvangen subsidie Covid19)

Ter info : € 61.212 (10%) nog te ontvangen uit RIZIV-subsidie

• eigen middelen : € 38.598,97 (lidgeld+huuropbrengst+0.5€/cons)
• Uitgaven gedekt door subsidie : ca. € 553.679,34
• Geschat overschot subsidie RIZIV : € 66.442,49 (incl. laatste schijf 10%)

è€ 5.230,49 (excl. laatste schijf 10%)

• Uitgaven gedekt door eigen middelen : € 8.505,58 (excl. ECG)

è€ 13.000,18 (incl. ECG)

• Geschat overschot eigen middelen : € 25.598,79

èDient nog te worden verrekend met investeringskosten

• Finale bespreking met boekhouder op 22-04-22 (ikv definitieve cijfers)
• Loonkosten
• Bijkomende facturen

• Financieel verslag wordt ingediend op 30-04-22

• € 46.848,74/maand in 2021

• Zwaarste lasten :
• Ambuce : 92% van budget gespendeerd
• Loonkost : 90% van budget gespendeerd

• Lidgelden 2022
• Werden bepaald op € 300/kalenderjaar
• Uitnodiging tot betaling werd verzonden (20-04-22)
• Ledenlijst werd nagekeken door de beide HAK’s
• Betaling voor 23-05-22 (wordt opgevolgd door Jo)

• Begroting 2022
• Document
• Nog aan te vullen :
• Definitieve cijfers na overleg met boekhouder op 22-04-22

• Vergoeding bestuursleden 2022
• Bestuursleden komen niet in aanmerking voor vrijwilligersvergoeding (cfr. boekhouder)
• Nieuwe bedragen dienen te worden afgesproken
• Voorstel : € 160/bestuurslid/vergadering
• Vergoeding voor RvB en DB
• Budget van ca. € 13.600/jaar
• bestuursleden (excl. dag.bestuur) : 8 x RvB = € 1.280

       Bestuursleden (incl. dag.bestuur) : 8 x RvB + 7 x DB = € 2.400

• Voorstel werd goedgekeurd door alle bestuursleden
• Betaling van dit saldo zal jaarlijks gebeuren (a rato van het aantal gevolgde vergaderingen)
  
  
• Goedkeuring kosten Covid19 – vierde kwartaal 2021 (€ 4.727,37):
• Alle aangevraagde kosten werden goedgekeurd (dd. 28-02-22)

• Kosten Covid19 – eerste kwartaal 2022 (€ 1.924,98):
• Werd ingediend op 19-04-22

• Medisch materiaal/apotheek

• Opbrengst forfait apotheekkosten (09-07 tem 31-12-21) : € 2.134,22
• Werd overgeschreven naar de subsidierekening
  
  
• Infrarood koortsthermometers
• Voorstel om, tijdens wachtdienst van een arts-bestuurslid, een doorgedreven test met beide toestellen uit te voeren
• D.W. zal deze test uitvoeren bij de volgende wachtdienst
• Beide thermometers blijven ter beschikking van de artsen

• Facilitaire agendapunten

• Aanbrengen signalisatie (wachtpost Ophasselt)
• Signalisatiebord thv houten kader moet opnieuw worden bevestigd
• Werd opnieuw bevestigd door dr. J.H.

• Kabinet 1 (wachtpost Lennik)
• Datapoorten nog steeds niet operationeel (Jo vraagt na via WGK)

• Nachtverlichting inkomsas/traphal (wachtpost Lennik)
• Werden hersteld op 15-03-22
• Bijkomende nachtverlichting aan buitendeur werd aangevraagd (WGK)

• Toegang tot camerabewaking (via PC-scherm) en videofoon (wachtpost Lennik)
• Voordeurcamera : kan via intercomsoftware aan buitendeur
• Gelinkt aan bel WGK
• Minpunt : geen mogelijkheid voor uitgaande audio naar patiënt
• Camera wachtzaal : nagevraagd via WGK

• Samenwerkingsprotocol HAWP Pageni – Lokale Politie

• Ondertekening van het samenwerkingsprotocol door HAWP Pageni wordt voorzien
• Uitnodiging wordt bezorgd aan de politieverantwoordelijken en dr. D.W. / dr. S.R.
• Datum ondertekening doorgeven aan de lokale pers

• Samenwerking OOHC (Domus Medica)
• Samenwerkingsverbanden HWP : document NCAZ
• Wordt besproken binnen begeleidingscomité
• Binnenkort eerste feedback
• Indien nodig, zullen de wachtposten bevraagd worden ivm concrete standpunten.
• Provinciale gesprekken OOHC
• 21-04-22 : Oost-Vlaanderen
• 01-06-22 : Vlaams-Brabant
• Welke bestuursleden kunnen aansluiten bij dit overleg (01-06-22, 19u te Vilvoorde) ?

• AV HAWP Pageni vzw
• Voorstel datum :
• Gezien op 22 en 23-06-22 reeds zomerevent en AV van de beide HAK’s worden georganiseerd, gaat de voorkeur uit naar 28-06-22
• Er wordt geopteerd voor een ‘live’-vergadering, met receptie
• Informatie verzamelen rond locatie- en cateringmogelijkheden
• Ten laatste op 21-05-22 de uitnodiging verzenden
• Voorlopige agenda :
• Goedkeuring jaarrekening 2021 + begroting 2022
• Goedkeuring bepaling lidgeld 2023
• Informatie mbt wachtpostwerking (cfr. eerdere edities)
• Agenda wordt bevestigd op volgende BO (08-06-22) en dient ten laatste op 14-06-22 aan de leden te worden bezorgd.

• Samenwerkingsakkoorden Ziekenhuizen
• Zone OLVZ / ASZ / UZ Jette / Halle
• Eerste afspraak met belangrijkste doorverwijzers
• ASZ : 02-06-22 (medische raad)
• OLVZ : afspraak wordt gemaakt
• Voorbeeld van bestaande akkoorden worden opgevraagd

• Uitbreiding HAK Pajottenland
• Gesprekken tussen HAK Pajottenland en gemeente Dilbeek om Savio-wijk en Groot-Bijgaarden te laten aansluiten bij de HAK
• Gevolg voor wachtpost

-     ca. 5 huisartsen worden toegevoegd aan weekend- en      

       feestdagwachtdiensten (Lennik en Ophasselt)

• Uitbreiding populatie met ca. 9.000 inwoners / wachtgebied met ca. 6 km²
• Totaal : ca. 182.000 (inw) / 410 km² (opp.)
• Feedback van HAK en betrokken artsen afwachten

• Varia
• Onthaalmedewerkers :
• Aanpassingen bezetting onthaalmedewerkers vanaf 04-02-22/01-03-22 :
• : Uit dienst vanaf 03-04-22
• : 16u/week (ipv 13,5u/week)
• : 12,5u/week (ipv 8u/week)
• B. : 7,5u/week (in eerste instantie tijdelijk, tem 30-06-22)
• Nieuwe medewerker vanaf 16-04-22

• Werkvergadering onthaalmedewerkers 23-03-22
• Zie PPT

• Voorstel BNP-Paris Bas mbt belegging van gelden op de verscheidene rekeningen
• Gezien dit gaat om subsidies ter betaling van lopende kosten enerzijds, en inkomsten ter betaling van de wachtdoende artsen anderzijds
• Voorlopig afwachten en bekijken welk financieel resultaat wordt geboekt

• Thuiswerkpremie (forfaitair)
• Vanaf 18-02-22 : thuiswerk aanbevolen (niet meer verplicht)
• Akkoord via bestuursorgaan, indien aan onderstaande voorwaarden voldaan :
• Indien dit binnen de begroting kan worden gepast
• Indien het aantal thuiswerkdagen 2 (of meer) dagen per week bedraagt

° indien lager, wordt een pro-rata bedrag berekend

• Werkbezoek Securex
• 29-09-21 (Lennik)
• Rapport werd opgemaakt
• Mogelijkheid tot centraal georganiseerde opleiding (door OOHC) wordt bekeken

• Voorstel tijdelijke wijziging openingsuren
• 21-07-22
• Wachtpost Ophasselt actief tot 19u
• Tussen 19u-08u : 1 arts te Lennik (HB/consultatie) ?
• 24-12-22 / 31-12-23
• Wachtpost Ophasselt openen ?
• 25-12-22 en 01-01-23
• Wachtpost Ophasselt actief tot 19u ?
• Te bekijken zodat een voorstel kan worden geformuleerd op de AV (juni 22)

Verslag overleg Bestuursorgaan

Donderdag 17-02-2022 (20u30-22u30) via Teams

Aanwezig : dr. Dobbelaere, Dr. De Smet, dr. De Winter, dr. Boeykens, dr. Frisch, Jo Van der Veken, Gunver Sevenois

Verontschuldigd : dr. Haelterman, dr. Lenaerts, dr. Rokegem

1. Goedkeuring verslag 09-11-21

• Verslag werd goedgekeurd

2. Stand van zaken IT-communicatie

• Ter info : stats telefonische oproepen

• Aantal oproepen per weekend daalt sinds 01-01-22

• Inventariseren documenten website : ongoing
• Verslagen van overleg bestuursorgaan reeds na 1 week (voorlopig goedgekeurd door bestuursorgaan) beschikbaar stellen via de website

• Opzetten Sharepoint via Microsoft : ongoing
• Voorlopig geen prioriteit (Jo volgt verder op)

• Laptop rijdende arts (Lennik) dient te worden gecontroleerd ikv performantie
• Werd opgelost door CareCoach
• Printer onthaalbalie (Ophasselt) dient te worden gecontroleerd (netwerk)
• Werd opgelost door CareCoach
• Voorstel dr. J.H. : aankoop van extra beeldscherm (wachtpost Ophasselt)
• Zou fungeren als vast scherm om camerabeelden te projecteren (worden nu amper nagekeken)
• Bestuursorgaan gaat akkoord met opvragen van offerte via Gieteco (Jo)
• Streams camera’s gang (1 en2) werken niet : navraag via Gieteco (Jo)
• Indien overgegaan wordt tot aankoop, dient dit eveneens te worden voorgelegd aan het RIZIV, zodat dit kan betaald worden via de subsidie ‘provisie hardware’

• Toegang tot Vaccinet:
• Toegang K. H. dient te worden gestopt
• Toegang verlenen aan G.S.
• Jo bezorgt de nodige gegevens aan dr. D.W.

3. Stand van zaken wachtdienstcoördinatie

• Uurroosters weekend- en feestdagwachtdiensten
• Arts met achterwachtdienst werd regelmatig ingeschakeld tijdens periode 01-11-21 tem 14-02-22 (ca. 7 maal)
• Tijdens 1 weekend werden beide artsen met achterwachtdienst opgeroepen

• L. V.M. (Haio)
• Diende nog 1 wachtdienst te presteren tem 01-03
• Heeft 2 x wachtdienst overgenomen van PO
• Deze overname werd niet op voorhand geregistreerd/aangevraagd via Permamed, wat kan leiden tot incorrecte toekenning van de beschikbaarheidsvergoedingen
• Arts vragen om alle overnames tijdig te communiceren (ikv correcte wachtdienstrooster) (Jo)
• J.H. neemt contact op met PO inzake afspraken rond inschakelen Haio

• Uurroosters supervisie
• Alle data werden ingevuld

• Uurroosters weekwachtdiensten
• WDO Roosdaal dient nieuwe lijst (periode maart-april 2022) te bezorgen

• Opladen van wachtdienstroosters binnen Medega
• 31-01-22 werden nov-dec 2021 opgeladen
• 2021 is afgewerkt binnen Medega
• Wachtdienstroosters jan-feb 2022 opladen (15-03-22)

4. Stand van zaken “dagelijks bestuur”

• Zie verslag overleg 13-01-22

• Werkgroep supervisie :

• Verzoek aan de supervisoren om het supervisieverslag door te sturen naar het voltallige supervisorenteam
• Jo verwerkt dit in de wekelijkse supervisorenmail
• Feedback wordt verder opgevolgd

• Voorstel tot eerste samenkomst met werkgroep supervisie
• Week 14-03-22
• Samenstelling
• Wachtpostcoördinator + 2 Supervisoren

   ° wordt bevraagd via mail aan Supervisoren (Jo)

• Werkgroep HAK-HAWP

• Voorstel eerste overleg (17-01-22) werd geannuleerd wegens drukte in de agenda’s van alle coördinatoren
• Nieuwe datum dient te worden vastgelegd (tweede helft maart 2022) (Jo)
• Onderwerp : weekwachtdiensten

• Gegevens wachtpostwerking

• Gemiddeld 225 patiënten/weekend (01-01 tem 07-02-22)
• 125% van totale populatie wachtgebied
• Lichte daling
• Gemiddeld aantal contacten periode 01-01 tem 07-02-22
• consultaties : 138/weekend = 62%
• Huisbezoeken : 47/weekend = 21%
• advies : 40/weekend = 17%

• Evolutie op beide wachtposten blijven opvolgen
• Ikv optimale verdeling huisbezoeken (beide wachtposten)
• Vast kader ontwerpen waarbij, als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, een arts kan worden vrijgesteld door de Supervisor (Jo)

• Extra maatregelen wachtpostwerking ikv Omikron-variant
• Noodplan ‘extra’ wachtdoende artsen (tem 07-02-22)
• FFP2-masker binnen de wachtpost
• Noodplan wachtdoende artsen wordt niet meer verlengd
• Dragen van FFP2-masker wordt voorlopig nog aangehouden

• Afzonderlijke consultatieblokken (infectieus >< niet-infectieus) sinds 16-10-21
• Gezien dalend aantal patiënten : voorstel om (vanaf 18-02-22) opnieuw over te gaan tot 1 algemeen consultatieblok
• Akkoord via bestuursorgaan : vanaf 18-02-22 zullen geen afzonderlijke consultatieblokken (infectieus><niet-infectieus) meer worden georganiseerd

• Telefonische consultatie bij symptomatische patiënten met een positieve zelftest
• Gezien dalend aantal consultaties : voorstel om deze symptomatische patiënten in te plannen als consultatie
• Telefonisch advies wordt hierdoor beperkt
• Akkoord via bestuursorgaan : patiënten met positieve zelftest, die symptomatisch behandeld dienen te worden, zullen niet meer als telefonisch advies worden geregistreerd.

• Owv daling aantal oproepen/contacten en de onzekerheid mbt terugbetaling inzake Covid19 – (personeels)kosten binnen dit kwartaal :
• Aanpassing uurrooster extra onthaalmedewerker Lennik (9u-13u)
• Februari 2022 : medewerker enkel aanwezig op zaterdag
• vanaf maart 2022 : geen extra medewerker meer te Lennik

Akkoord via bestuursorgaan

• Belangrijk :
• Testcentra Geraardsbergen/Ninove sluiten tijdens het weekend, en dit vanaf 25-02-22
• Testcentrum Eizeringen : voorlopig nog beperkte agenda
• Bekijken welke impact deze weekendsluiting heeft op onze agenda tijdens de weekendwachtdienst

• Financiën

• Omzet wachtweekends
• Evolutie laatste weekends : korte update
• Zie Excelfile (+ grafiek)
• Omzet daalde tov laatste kwartaal 2021
• € 9.963,72 weekend (01-01 tem 07-02-22)
• ereloon/contact
• € 44,59/contact
• wordt verder opgevolgd

• Uitbetaling Pooling = per kwartaal (HR)
• Eerste en tweede kwartaal (30-06-21) : pooling bedroeg € 8.715,47
• Uitbetaling werd uitgevoerd op 31-08-21
• Derde en vierde kwartaal (31-12-21) ca. € 29.000
• Uitbetaling pooling Q3+Q4
• Na finale berekening door boekhouder ifv financieel verslag (ca. 04/2022)
• Akkoord via bestuursorgaan

• Investeringsbudget
• Totaaloverzicht werd ingediend op 31-05-21
• facturen signalisatie en plaatsing (Remotec + Vanderroost) ten bedrage van € 701,16 nagestuurd naar RIZIV op 20-10-21
• Nog toe te voegen : factuur 2 Loyaltek (aankoop betaalterminals)

• Inkomstenrekening 2021
• Zie overzicht
• Fiscale fiches worden zo snel als mogelijk afgewerkt door de boekhouder (ten laatste 28-06-22)

• Werkingsbudget 2021
• Totale werkingsbudget 2021
• € 646.122,21 (€ 612.122,21 RIZIV + € 34.000 lidgeld)

• Eindstand subsidierekening dd. 31-12-21
• € 50.000 overschot
• € 61.212 (10%) nog te ontvangen uit RIZIV-subsidie
• Volledig verslag dient door de boekhouder te worden voorzien

• € 586.060,21 ontvangen (subsidie + lidgeld)
• € 536.060,21 gespendeerd
• € 44.671/maand
• 91,5% van het ontvangen werkingsbudget gespendeerd
• Dient nog te worden bijgesteld na berekening door de boekhouder
• Aantal kosten (med. materiaal/medicatie) dienen nog te worden aangevuld (ifv kosten binnen ‘eigen middelen’)

• Zwaarste lasten :
• Ambuce : 92% van budget gespendeerd
• Loonkost : 90% van budget gespendeerd

• Start opmaak financieel verslag 2021 : vanaf 01-03-2022
• Opladen van alle documenten (facturen + rekeninguittreksel) tegen 01-03-22

• Begroting werkingsbudget 2022
• Zie document ‘Begroting 2022’
• Wordt gefinaliseerd einde februari 2022 en ter goedkeuring aan bestuursorgaan voorgelegd
• Lidgelden 2022
• Werden bepaald op € 300/kalenderjaar
• Uitnodiging tot betaling verzenden
• ten laatste tweede helft maart 2022
• Betaling voor 30-04-22

° Akkoord via bestuursorgaan

• Bijwerken volmachten rekening HAWP Pageni
• Aanpassen aan nieuwe bestuursleden
• Gemachtigd voor betalingen :

° dr. D. W./dr. D.S. / dr. S.R.

• Gemachtigd voor inzage :

° dr. P.B. / dr. A.L. / dr. J.H. / dr. L.F.

• D. : vraag om geen toegang meer te hebben
• Gegevens bestuursleden bezorgd aan dr. D. S.
• Bestuursleden (dr. P.B./ dr. A.L.) dienen afspraak te maken binnen bankkantoor (Dr. D.S. vraagt uitdrukkelijk dit zo snel mogelijk in orde te brengen)

• Vergoeding bestuursleden
• € 65/vergadering (ongeacht duur van de vergadering)
• Voorbeeld totale kost per bestuurslid : € 1.040/jaar (= 8 x RvB / 8 x werkgroep)

° totale max. kost/jaar : ca. € 8.320

• Boekhouder bezorgt feedback mbt wijze van vergoeding (vrijwilliger >< reguliere vergoeding) ifv fiscaal voordeel
• Wordt opnieuw geagendeerd op volgend overleg bestuursorgaan na feedback van de boekhouder
  
  

• Medisch materiaal/apotheek

• Opbrengst forfait apotheekkosten (09-07 tem 31-12-21) : € 2.134,22
• Werd overgeschreven naar de subsidierekening
  
  
• Uitbreiding apotheek:
• Konakion (0,2mg/0,2ml) : 5 ampulles (Lennik)
• Fysiologisch serum (Lennik)

• Facilitaire agendapunten

• Definitieve kabinetwissel te Lennik
• Consulterende artsen : kabinet 1 en 3 (grootste kabinetten)
• Rijdende arts : kabinet 2 (kleinste kabinet)
• Akkoord via bestuursorgaan : definitieve kabinetwissel vanaf 25-02-22

• Wachtpost Lennik : nieuwe energieleverancier
• Sinds 08-12-21 : Elegant
• Voorschot (voorlopig) : € 175/maand

• TO DO :
• Verlichting toegangsdeur Lennik
• Deurbel Lennik (geen aanduiding HAWP Pageni)
• Wordt verder opgevolgd

• Samenwerkingsprotocol HAWP Pageni – Lokale Politie

• Ondertekening van het samenwerkingsprotocol door HAWP Pageni wordt voorzien medio maart 2021
• Uitnodiging wordt bezorgd aan de politieverantwoordelijken en dr. D.W. / dr. S.R.
• Datum ondertekening doorgeven aan de lokale pers

• Samenwerking OOHC (Domus Medica)
• Samenwerkingsverbanden HWP : document NCAZ
• Samenwerkingsverband vanaf 01-07-2022
• 3 wachtposten per 300.000 inwoners (5 jaar erkenning)
• Voor onze wachtpost komt Halle in aanmerking
• Bijzonder : huidige wachtposten verspreid over 2 provincies

° bv. Panacea/Aalst

• Belangrijke organisatorische aanpassing :
• Huidige organisaties dienen te worden gekoppeld binnen 1 vzw (samenwerkingsverband)
• Belangrijke aanpassingen binnen personeelsbestand per samenwerkingsverband (overall = besparingsopdracht)
• 1 VTE coördinator / 1 VTE boekhouder / 1 VTE admin. Medewerker / onthaalmedewerkers
• Barema def. gekoppeld aan pc. 330/IFIC

° zonder samenwerkingsverband : meer VTE

• Belangrijke aanpassingen naar financiering
• Aanpassingen in sommige situaties ten positieve, in andere situaties beperkter

• Feedback FOD Volksgezondheid
• Wijzigingen binnen ziekenhuiswetgeving zullen worden doorgevoerd
• Timing kan herbekeken worden (ten laatste 01-01-24)
• Werkgroep Domus Medica
• Vanuit deze werkgroep worden aangepaste voorstellen geformuleerd die zullen worden bezorgd aan de MedicoMut

• Vragenlijst OOHC
• Gedeeltelijk reeds ingevuld
• Deel 2 (visie) dient te worden aangevuld door bestuursleden
• F./dr. D.W. bezorgen feedback hieromtrent
• Vragenlijst wordt verwerkt en ingediend door Jo

• Varia
• Onthaalmedewerkers :
• Aanpassingen bezetting onthaalmedewerkers vanaf 04-02-22/01-03-22 :
• : progressieve herstart na afwezigheid
• : 14u/week (onbepaalde duur) + 2,5u/week (tijdelijk)
• : 9,5u/week (ipv 21u/week)
• : 14,5u/week (ipv 19u/week)
• : 8u/week (ipv 7u/week)
• : 7u/week (tijdelijk, tem 30-04-22)

• medewerker :
• G.S. startte op 07-02-22 als nieuwe administratieve medewerker
• Tijdelijke overeenkomst tem 30-04-22
• Na gunstige evaluatie te verlengen vanaf 01-05-22 (onbepaalde duur)

• Nieuwe werkvergadering onthaalmedewerkers wordt georganiseerd tijdens week 28-02-22 te Lennik
• Agenda :
• Update werking
• Update Mediris
• Communicatiekanalen

• Thuiswerkpremie (forfaitair)
• Vanaf 18-02-22 : thuiswerk aanbevolen (niet meer verplicht)
• Akkoord via bestuursorgaan, indien aan onderstaande voorwaarden voldaan :
• Indien dit binnen de begroting kan worden gepast
• Indien het aantal thuiswerkdagen 2,5 (of meer) dagen per week bedraagt

° indien lager, wordt een pro-rata bedrag berekend

• Werkbezoek Securex
• 29-09-21 (Lennik)
• Rapport werd opgemaakt
• Bespreking / implementatie wordt opgevolgd

• Voorstel tijdelijke wijziging openingsuren
• 21-07-22
• Wachtpost Ophasselt actief tot 19u
• Tussen 19u-08u : 1 arts te Lennik (HB/consultatie)
• 24-12-22 / 31-12-23
• Wachtpost Ophasselt actief tot 19u
• Te bekijken zodat een voorstel kan worden geformuleerd op de AV (juni 22)

Agenda overleg Bestuursorgaan

Dinsdag 09-11-2021 (20u30-22u30)

Vergaderzaal wachtpost Ophasselt, Cafetaria (Leopoldlaan 83/401 te 9500 Ophasselt)

Aanwezig : dr. De Winter, dr. De Smet, dr. Dobbelaere, dr. Rokegem, dr. Haelterman, dr. Boeykens, dr. Frisch

Verontschuldigd : dr. Lenaerts, Jo Van der Veken

1. Goedkeuring verslag 05-10-21

• Verslag werd goedgekeurd

2. Stand van zaken werkgroep IT-communicatie

• Ter info : stats telefonische oproepen
  • Periode 01-09 tem 18-10-21 :
    • Totaal : 2.199 oproepen (1.478 – 67% te Lennik/ 721 – 33% te Ophasselt)
    • Gemiddeld/weekend : 314 oproepen
    • 89% van de oproepen werd beantwoord
    • 11% van de oproepers haakte zelf in (gem. na 59’’)
    • Gemiddelde/maximale wachttijd : 55’’ / 8’15’’
  • Periode 19-10 tem 08-11-21 :

• • • Totaal : 1.780 oproepen (1.208 – 68% te Lennik/ 571 – 32% te Ophasselt)
    • Gemiddeld/weekend : 508 oproepen (+39%)
    • 90% van de oproepen werd beantwoord
    • 10% van de oproepers haakte zelf in (gem. na 42’’)
    • Gemiddelde/maximale wachttijd : 49’’ / 7’55’’
• Uurblok 08u30-12u30 :

° 42% van het totaal aantal oproepen

° 105 oproepen = 26 oproepen/uur (13 – 16 oproepen/medewerker)

 To Do’s overleg bestuursorgaan :

• Aanpassen automatisch bandje telefooncentrale : OK
• Graag via Carecoach bandje laten versterken.
• Inventariseren documenten website : ongoing
• Dit gezien regelmatig wordt verwezen naar bepaalde documenten in de verslagen
• Aanpassen website met ‘Covid19-pagina’ : OK
• Met dank aan dr. F.
• Opzetten Sharepoint via Microsoft : ongoing
• Voorlopig geen prioriteit (Jo volgt verder op)

• Gegevens artsen via Permamed (Privacy)
• Worden bijgehouden via beveiligde server (beheerd door Permamed)
• Zijn onderhevig aan regelgeving GDPR
• In geval van datalek blijft Permamed verantwoordelijk (meldingsplicht en plicht om dit lek zo snel mogelijk te verhelpen en onmogelijk te maken)

3. Stand van zaken werkgroep wachtdienstcoördinatie

• Zie status wachtdienstrooster 2022
• Zie bijhorende documenten ‘Analysedocument’ en ‘effectieve wachtdiensten’

• Gemiddeld aantal wachtdiensten per arts (excl. haio’s) ifv bepaling HR  (144u) :
• Algemeen gemiddelde (= alle wachtdoende artsen) : 9,5 x 12,35u = 117,32u
• Algemeen gemiddelde artsen < 61jaar = 126u
• Absoluut maximum per arts = 162u
• 2 mogelijkheden : beslissen welke oplossing wordt gehanteerd
• De verdeling blijft ongewijzigd en de artsen (beperkt aantal) die, binnen 2022, een hoger aantal effectieve wachtdiensturen toebedeeld kregen, zullen een lager aantal ontvangen tijdens kalenderjaar 2023
• De verdeling wordt manueel aangepast (wel doorgeven aan Permamed), zodat de verdeling iets evenwichtiger wordt.

° bij deze laatste optie moet wel worden rekening gehouden met het feit dat, bij wijzigingen, de andere parameters waarmee Permamed heeft rekening gehouden (desiderata, vrijstellingen ed.) niet worden verstoord.

• Bestuursorgaan opteert voor optie 2
• H. zal de wachtdienstlijst 2022 manueel aanpassen (tegen 15-11)
• Vraag aan Permamed om nadien een nieuw analysedocument te ontvangen
• Analysedocument Permamed ontvangen
• Compensatie Nieuwjaarsweekend 2021
• C. : geen compensatie gekregen
• Alle andere artsen : OK
• Vrijstelling zondagnacht (solo):
• 33 artsen binnen Permamed
• 33 artsen binnen analysedocument = OK
• Vrijstelling nacht :
• D. T. wel nachten (via desiderata)
• Andere artsen : OK
• Medische vrijstellingen
• Medisch : OK (geen wachtdiensten)
• Zwangerschap : OK (3)
• Vrijstelling huisbezoek :
• D.G./dr. D.B. : OK
• D. S. : NIET OK (2 huisbezoeken)
• B. : vrijstelling vanaf 60j (voor verjaardag : 4 huisbezoeken)
• PO – vrijstelling
• D.P. = 80% en 9 wachtdiensten
• V.L. = 90% en 11 wachtdiensten
• 1 wachtdienst van dr. Van Lierde naar dr. De Pever
• Andere artsen-PO’s : OK
• Vrijstelling Supervisie :
• 7 artsen : 2 wachtdiensten compensatie : OK
• 7 artsen : geen achterwachtdiensten : OK
• Vrijstelling zondagnacht – Haio : OK
• 16 haio’s hebben geen nachtdienst
• 4 haio’s hebben een nachtdienst NIET op zondag (steeds zondag/feestdag na nachtdienst)

• TO DO : vrijgeven wachtdienstrooster tegen 15-11-21
• Herverdeling effectieve wachtdiensten artsen met hoogste load
• PO (dr. D.P.-Dr. V.L.) : 1 dienst wisselen
• Huisbezoeken dr. D.S. wijzigen
• B. : 4 x huisbezoek voor 60^ste verjaardag : te corrigeren
  Dr. C. : 1 wachtdienst compensatie ifv Nieuwjaar 2021

• Wachtdienstkalender SUPERVISIE dient MANUEEL te worden aangevuld door supervisoren
• H. vult deze lijst aan

4. Stand van zaken dagelijks bestuur

• Zie verslag overleg 28-10-21
• Werd goedgekeurd en wordt doorgegeven ter publicatie op de website
  
  
• To Do’s overleg bestuursorgaan :

• Werkgroep supervisie :

• Supervisie 2021 :
• Volledig aangevuld 2021 (waarvoor dank!)
• Zie kalender Permamed

• Verzoek aan de supervisoren om het supervisieverslag door te sturen naar het voltallige supervisorenteam
• Jo verwerkt dit in de wekelijkse supervisorenmail

• Supervisie 2022 :
• Zie ‘wachtdienstcoördinatie”
  
  
• Vraag mbt inschakelen van de arts met achterwachtdienst
  (cfr. bepalingen HR)
• Weekend 22-10-21 : vraag om arts met achterwachtdienst in te schakelen inzake arts die op dat moment nog niet +/symptomatisch was.
• Confrater Beslissing RvB : Communicatie in eerste instantie via Supervisor
• Toevoegen aan Supervisiemap (en HHR)
•  
• Werkgroep HAK-HAWP
• Voorstel eerste overleg voorzitters/coördinatoren
• Agenda wordt zeer beperkt gehouden
• 02-12-21 (wachtpost Lennik)
• Goedgekeurd door bestuursorgaan
  
  
• 16-11-21 : rondleiding voor nieuwe haio’s/huisartsen beide HAK’s
• Voor nieuwe huisartsen beperkt tot HAK Pajottenland
• Naar de toekomst toe : initiatief vanuit Pageni vzw ?

• Financiën

• Omzet wachtweekends
• Evolutie laatste weekends : korte update
• Zie Excelfile (+ grafiek)
• Omzet stijgt nog steeds
• € 10.951,10 weekend (tem 08-11-21)
• significante stijging vanaf weekend 22-10-21
• ereloon/contact
• periode 08-01 tem 08-07-21 : € 44,93/contact
• periode 08-07 tem 08-11-21 : € 46,86/contact
• wordt verder opgevolgd

• Gemiddeld 241 patiënten/weekend (tem 08-11-21)
• 13% van totale populatie wachtgebied
• Blijft voorlopig stabiel
• Streefdoel : 0.16% ( + 0.028%) na 1 jaar
• Gemiddeld aantal patiënten periode 17-09 tem 08-11-21

° significant drukker : 307/weekend = 0.17%

• Gemiddeld aantal patiënten periode 22-10 tem 08-11-21

° 362/weekend = 0.20%

• Uitbetaling Pooling = per kwartaal (HR)
• Eerste kwartaal (01-04-21) : geen uitbetaling negatief resultaat en wijzigingen binnen forfait-bedragen op 01-04-21
• Tweede kwartaal (30-06-21) : pooling bedraagt € 8.715,47
• Uitbetaling werd uitgevoerd op 31-08-21

Zie aparte communicatie dd. 31-08-21

• Pooling bedraagt momenteel (08-11-21) ca. € 21.000
• Voorstel volgende uitbetaling : 01-02-22
• Zal worden voorgesteld binnen agenda extra AV

• Investeringsbudget
• Signalisatie Ophasselt
• facturen signalisatie en plaatsing (Remotec + Vanderroost) ontvangen en nagestuurd naar RIZIV op 20-10-21
• Aan het RIZIV werd gevraagd om een bijkomend bedrag van € 701,76 toe te voegen aan het reeds ingediende overzicht investeringsbudget

° bevestiging van ontvangst op 05-11-21 : wordt bekeken om toe te te voegen aan het dossier

• Totaaloverzicht werd ingediend op 31-05-21

• Werkingsbudget

• Totale werkingsbudget 2021
• € 646.122,21 (€ 612.122,21 RIZIV + € 34.000 lidgeld)

• Dd. 27-10-21
• € 193.437
• € 61.212 (10%) nog te ontvangen uit RIZIV-subsidie

• € 433.809,33 reeds verbruikt (01-01 tem 31-10-21)
• € 43.300/maand

• € 151.670,22 (excl. laatste schijf 10%) nog te spenderen (01-11 tem 31-12-21)
• € 75.000/maand voor november/december 2021

• 74% van budget (excl. laatste schijf 10%) gespendeerd (83% kalenderjaar)
• 26% van budget nog te spenderen (17% kalenderjaar)
• Verbruik medisch materiaal/apotheek reeds ten dele inbegrepen
• Dit wordt beïnvloed door: goedgekeurde investeringskosten mbt medisch materiaal

• Zwaarste lasten :
• Ambuce
• € 140.868,36 (01-01 tem 31-10-21) gespendeerd
• € 183.000 als totaalbudget
• 77% van budget gespendeerd (83% kalenderjaar)

• Loonkost
• € 200.906,93 (01-01 tem 31-10-21) gespendeerd
• € 297.000 als totaalbudget
• 68% van budget gespendeerd (83% kalenderjaar)

° Prognose is positief : berekend overschot van ca. € 23.000 op totaalbudget (01-01 tem 31-12-21)

• Bijwerken volmachten rekening HAWP Pageni
• Aanpassen aan nieuwe bestuursleden
• Gemachtigd voor betalingen :

° dr. D. W./dr. D.S. / dr. S.R.

• Gemachtigd voor inzage :

° dr. P.B. / dr. A.L. / dr. J.H. / dr. L.F.

• D. : vraag om geen toegang meer te hebben
• Gegevens bestuursleden bezorgd aan dr. D. S.
• Bestuursleden dienen afspraak te maken binnen bankkantoor (Dr. D.S. vraagt uitdrukkelijk dit zo snel mogelijk in orde te brengen)

• Vergoeding bestuursleden
• Statuten :
• “De bestuurders oefenen een bezoldigd mandaat uit en kunnen een kostenvergoeding ontvangen voor gemaakte kosten.”
• Navragen via boekhouder (24-11) onder welke kosten dit kan worden geregistreerd
• Voorstel : € 65/vergadering (ongeacht duur van de vergadering)
• Voorbeeld totale kost per bestuurslid : € 1.040/jaar (= 8 x RvB / 8 x werkgroep)

° totale max. kost/jaar : ca. € 8.320

• Bestuursorgaan gaat akkoord met deze vergoeding (incl. bedragen) en deze zal starten vanaf 01-01-2022
  
  

• Medisch materiaal/apotheek

• Zie verslag dagelijks bestuur
• Voorlopige opbrengst forfait apotheekkosten : € 1.389
• Patiënten dienen niet proactief geïnformeerd te worden mbt deze kost
  
  

• Facilitaire agendapunten

• Zie verslag dagelijks bestuur
• TO DO :
• Aanbrengen overige signalisatie Ophasselt
• Verlichting toegangsdeur Lennik
• Deurbel Lennik (geen aanduiding HAWP Pageni)
• Wordt verder opgevolgd

• Analyse huisbezoeken HAWP Pageni vzw

• Zie beslissing bestuursorgaan 05-10-21 (communicatie 15-10-21)
• Bevindingen na opstart periode 15-10 tem 08-11-21 (08u-23u) :
• Huisbezoeken wachtpost Ophasselt : 122 (43%) / 13,55 per arts
• Huisbezoeken wachtpost Lennik : 165 (57%) / 14,60 per arts
• Voorlopige analyse : herverdeling lijkt evenwichtiger
• Wordt verder opgevolgd

• Goedkeuring samenwerkingsprotocol HAWP Pageni – Lokale Politie

• Zie finale versie
• Geen aanvullingen/wijzigingen ontvangen van bestuursleden
• Er werden nog een aantal details aangepast op vraag van de politie
• Ondertekening van het samenwerkingsprotocol door HAWP Pageni
• Uitnodiging wordt bezorgd aan de politieverantwoordelijken en dr. D.W. / dr. S.R.
• Ondertekening te Lennik tijdens eerste helft december
• Datum ondertekening doorgeven aan de lokale pers

• Organisatie extra AV

• Datum : woe 24-11-21, 20u30 (Teams)
• Agenda :
• Lidgeld 2022 bepalen
• Wijziging HR :

° Uitbetaling pooling 1 x per jaar (ipv per kwartaal)

• Overzicht/evolutie van de cijfers (tov voorgaande voorstelling)
• ° Zal worden voorbereid uiterlijk tegen 18-11-21
• To Do overleg bestuursorgaan (09-11-21) :
• Uitnodiging werd goedgekeurd door bestuursorgaan (versturen op 14-11-21)

° zie voorbeeld

• Voorstel wijziging HR werd goedgekeurd door bestuursorgaan (zal met worden verstuurd op 15-11)
• Lidgeldbedrag 2022 bepalen

° cfr. 2021 : € 25/maand

° € 300/jaar (€ 25/maand) wordt goedgekeurd als voorstel voor lidgeldbedrag 2022

° nieuwe collega’s betaalden reeds het lidgeld voor 2021 (pro rata) en zijn dus stemgerechtigd voor de BAV (24-11-21)

• Samenwerkingsvisie RIZIV (wachtposten)
• Zie document NCAZ
• Samenwerkingsverband vanaf 01-07-2022
• 3 wachtposten per 300.000 inwoners (5 jaar erkenning)
• Voor onze wachtpost komt Halle in aanmerking
• Bijzonder : huidige wachtposten verspreid over 2 provincies

° bv. Panacea/Aalst

• Belangrijke organisatorische aanpassing :
• Huidige organisaties dienen te worden gekoppeld binnen 1 vzw (samenwerkingsverband)
• Belangrijke aanpassingen binnen personeelsbestand per samenwerkingsverband
• 1 VTE coördinator / 1 VTE boekhouder / 1 VTE admin. Medewerker / onthaalmedewerkers
• Barema def. gekoppeld aan pc. 330
• Overall een besparingsopdracht

° zonder samenwerkingsverband : meer VTE

• Belangrijke aanpassingen naar financiering
• Aanpassingen in sommige situaties ten positieve, in andere situaties beperkter

• Bespreking document en voorstel met bestuursleden : te plannen
• Eerste verkennend overleg met coördinator Halle (L. D.) in december

• Vraag bestuursorgaan :
• Is de werklast zoals beschreven in bovenstaand schema realistisch ?

 Varia

• Onthaalmedewerkers :

• Aanpassingen bezetting onthaalmedewerkers vanaf 29-10-21 :
• : afwezig wegens ziekte vanaf 29-10-21
• : 15,3u/week (vanaf 05-11-21 tem 03-01-22)
• : 10,5u/week (05-11-21 tem einde afwezigheid L.)
• : 8u/week (12-11-21 tem 03-01-22)
• Vanaf 05-11-21 wordt een extra onthaalmedewerker voorzien ikv ‘winterdrukte’
• Aanwezig op zaterdag en zondag, telkens van 8u30-12u30

• Gesprek organiseren met onthaalmedewerker D. ikv afwezigheid (2^de gesprek)
• Uitschrijven beide gesprekken
• Na derde gesprek : bekijken welke gevolgen hieraan kunnen worden gegeven.

 Aanpassing takenpakket ikv extra onthaalmedewerker

• Optie 1 : 2 medewerkers aan onthaalbalie Lennik
• Medewerker 1 verzorgt telefooncentrale
• Medewerker 2 verzorgt onthaal/betaling patiënten
• Optie 2 : 1 medewerker aan onthaalbalie Lennik / 1 medewerker appartement
• Medewerker 1 : verzorgt onthaal/betaling patiënten + telefoon (indien mogelijk)
• Medewerker 2 verzorgt telefooncentrale
• Jo bekijkt de opties naar performantie

• Werkvergadering onthaalmedewerkers wordt georganiseerd op 18-11-21 (18u30) te Lennik
• D. S. kan hierbij aanwezig zijn
• Agenda :
• Update werking
• Update Mediris
• Bijscholing triage Acuut - huisbezoek

• Thuiswerkpremie
• Vanaf 01-09-21 :
• Agenda Jo :
• 3,5 dagen/week thuis – 1,5 dagen/week Wachtpost
• Agenda Karlien
• 4 dagen/week wachtpost – 0 dagen/week thuis

° uitzonderlijk thuiswerk

• Werkbezoek Securex
• 29-09-21 (Lennik)
• Rapport wordt opgemaakt
• Bespreking volgend overleg Dagelijks Bestuur

• Vraag dr. H. :
• Wanneer wordt een deels ‘vrijgestelde’ arts (ikv activiteit op de wachtpost) teruggeroepen en wie communiceert in deze ?
• Soms moeilijk in te schatten of vastgestelde activiteit nog hetzelfde niveau zal bereiken op moment dat de arts aankomt.
• Jo zal eerst een aantal gegevens in een statistiek voorzien (nog te bekijken)
• Uitgangspunt : vrijgestelde arts kan worden teruggeroepen indien de agenda om tem 20u ca. 90% gevuld werd

• Vraag van bestuur :
• Bij uitzonderlijke drukte (consultaties en huisbezoeken) kan de supervisor de achterwacht oproepen om het artsenteam te Lennik/Ophasselt te komen versterken
• Dient te worden ingeschreven in het HR en te worden voorgelegd op de BAV (24-11-21)

I

Verslag Bijzondere Algemene Vergadering HAWP Pageni vzw

Vergadering via Teams® – 24 november 2021 (20u30 – 22u30)
Aanwezigheden: lijst beschikbaar

Welkomstwoord (dr. De Winter)

Overzicht # contacten HAWP Pageni vzw

Geen vragen gesteld door aanwezige leden

Overzicht inkomstenrekening HAWP Pageni vzw

Vraag dr. C.: Waarom wordt er standaard 0.5 euro extra aangerekend aan de patiënt bij de consultatie?
antwoord dr. D.S.: 0.5 euro wordt gevraagd voor de niet-gerecupereerde aankopen zoals noodmedicatie ed.

Overzicht investering- en werkmiddelenrekening HAWP Pageni vzw

Geen vragen gesteld door aanwezige leden

Duiding bij wachtdienstrooster 2022

Opmerking dr. D.: Eerst dienen alle artsen 144 uur te doen voor je het afbouwschema kunt aanpassen. Mijn uren betreffende achterwachtdienst (afbouwschema) vind ik bizar : ik heb 48 uur achterwachtdienst voor 44% van het totaal aantal wachtdiensten, waar normaal een gemiddelde is van 40 uur.
Antwoord J.: Het staat op een algemene wijze (meerdere interpretaties mogelijk) vermeld in het huishoudelijk reglement.
Antwoord dr. H.: er waren heel wat meer collega’s die initieel boven150 uur uitkwamen en waarvoor we het uurrooster hebben aangepast. Dat was geen gemakkelijke opdracht : aanpassingen in (her)verdeling van wachten, vraagt veel tijd.

Vraag dr. D.V.: Achterwacht is altijd voor volledig weekend, kan dit niet opgesplitst worden?
Toevoeging dr. V.M.: Is wel mogelijk om in Permamed achterwachten op te splitsen (in Aalst lukte dit)

Antwoord J.: In eerste instantie werd door de firma vermeld dat dit niet mogelijk was. Indien dit toch mogelijk zou blijken, vragen we dit eventueel opnieuw na. Er moet wel worden rekening gehouden dat, indien dit wordt opgesplitst, meer weekends/jaar zullen worden ingevuld door een achterwachtdienst.

Vraag dr. G.: Er is een gemiddelde van 130 tot 150 uur: dit zijn de artsen met voltijdse wachtdiensten?

Antwoord J.: Het gaat hier inderdaad om een gemiddelde bij artsen die niet van het afbouwschema genieten.

Toevoeging dr. H.: PO’s hebben minder uren op eigen naam staan (de uren van de Haio’s worden mee in rekening genomen bij het totaal aantal uren). Zij zitten o.a. niet in de groep van de 130 uur.

Vraag dr. V.M.: Wordt er rekening gehouden met artsen die meer uren doen in de opmaak van het uurrooster naar volgende jaar?
Antwoord J.: Ja, Permamed houdt hier rekening mee.

Vraag dr. D.V.: Artsen die geen vrije periodes (desiderata) ingeven (tijdens zomermaanden) krijgen veel meer wachtdiensten toegekend (5 weekends in zomerperiode 2022).
Antwoord J: Software baseert zich op de desiderata en verdeelt wachtweekends over artsen die ‘vrij’ zijn of geen desiderata hebben ingegeven. Belangrijk om desiderata aan te vullen in je account.

Vraag dr. D.: Kan je ook aangeven dat je in specifieke periodes graag wachtdienst wilt doen?
Toevoeging dr. D.W.: Misschien kunnen we aan Permamed vragen of dit mogelijk is, net zoals je nu ook kunt aangeven dat je meer wachten wil doen.
Antwoord J.: Deze mogelijkheid bestaat al in Permamed. Dit kan worden vermeld bij de opmerkingen binnen de desiderata.

Openingsuren wachtposten 24 en 31 december 2021

Geen vragen gesteld door aanwezige leden

Wijzigingen binnen het HR HAWP Pageni vzw

Vraag dr. D.B.: De zomerregeling, zoals dit jaar werd toegepast, werd op dit moment niet opgenomen binnen het HR. Dient dit niet te gebeuren ?

Antwoord J.: Deze regeling werd inderdaad niet beschreven in het HR, maar werd toegepast om de bezetting aan te passen aan de daadwerkelijke activiteit. Dit wordt meegenomen binnen het bestuur om eventueel bij te schrijven in het HR (na stemming AV).

Bepaling lidgeld HAWP Pageni vzw 2022

Geen vragen gesteld door aanwezige leden

Stemming

Vraag dr. V.M.: Ik vind het wel lastig om punt 3 te stemmen, gezien het nog om het principe gaat en er eigenlijk geen praktisch voorstel is. Zal het praktisch voorstel ook worden voorgelegd om te stemmen?
à Antwoord J: Het gaat inderdaad om een algemeen principe dat kan worden toegepast, en afhankelijk van de specifieke activiteit, per weekend kan worden bekeken door de Supervisor. Indien een algemeen praktisch voorbeeld (op basis van statistieken/voorbeelden) kan worden uitgewerkt, kan dit eveneens aan de leden worden voorgelegd.

Extra agendapunten (door leden)

Vraag dr. D.: Artsen die op zondagnamiddag naar huis worden gestuurd, kunnen die van achterwacht zijn? Staat dit in het huishoudelijk reglement?
 Antwoord J.: Op dit moment is dat niet het geval.

Vraag dr. B.: Hoe wordt bepaald wat ‘druk’ is, om de achterwacht op te roepen om bij te springen?
Toevoeging J./dr. H.: 40 raadplegingen per dag is doorwerken maar nog net haalbaar. Richting 50 raadplegingen zou er moeten geëvalueerd worden om achterwacht op te roepen. Er zullen gegevens worden verzameld om hier parameters te ontwikkelen.

Vraag dr. G.: Artsen die vroeger vertrekken wordt dat ook bijgehouden en in rekening gebracht?
Antwoord dr. D.W.: bedoeling is wel een objectief getal te zetten en niet met een subjectief gevoel : we kunnen nu pas, nadat de werking van WP voldoende lang bezig is, dit objectiveren.

Vraag: Als er weinig huisbezoeken zijn en tegelijk veel raadplegingen, kan de rijdende arts dan worden ingeschakeld bij de consultaties in de wachtpost?
Toevoeging : Niet de indruk dat arts bereidwillig was om dit te doen
Toevoeging dr. D.M.: In mijn ervaring was de bereidheid van de rijdende arts om in te springen bij de consultaties geen enkel probleem
Antwoord dr. D.W.: werd reeds aangepast in HR, omwille van die reden, dat de rijdende arts verwacht wordt mee te helpen

Antwoord J.: Het is ook niet steeds mogelijk om de rijdende arts structureel in te schakelen binnen een consultatie-agenda, aangezien kan verwacht worden dat deze elk moment een aantal huisbezoeken dient aan te vatten. Op dat moment zou een structurele consultatie-agenda nog meer druk veroorzaken.

Vraag dr. C.: En met welke pc?
Antwoord J. : In het kabinet van de rijdende arts kan de laptop worden aangesloten op het docking station.

Toevoeging dr. V.M.: Het is wel logisch geen reservist op te roepen om bij te springen als de rijdende wacht zich aan het vervelen is
Antwoord dr. D.W.: Er wordt nog een concreet voorstel uitgewerkt, met betrekking tot wanneer deze arts zou worden opgeroepen (parameters)

Toevoeging dr. D.M.: Een reservist mag enkel worden opgeroepen indien alle deelnemende artsen aan de wachtdienst het niet meer kunnen bolwerken
Antwoord dr. D.W.: Juist omdat dit subjectief is, proberen we er toch in de toekomst een objectief getal op te zetten. Op die manier is dat ook duidelijk voor de Supervisor/onthaalmedewerkers. Dit voorstel volgt nog.

U bent ziek , zie : Testing bij klachten ( Federale overheid)

U hebt een hoogrisico contact gehad , zie : Hoog risico contact (Federale overheid)

Op reis , vertrek en terugkeer , zie :Op reis ( Federale overheid)

Ophasselt, 30-03-2021

Beste Artsen,

Beste Collega’s,

Onze wachtpostwerking werd gestart op 8 januari 2021, en we willen deze gelegenheid dan ook te baat nemen om jullie allen heel hartelijk te danken voor de inzet en flexibiliteit die jullie aan de dag legden bij het uitvoeren van de wachtdiensten!

Dat onze gecentraliseerde werking stilaan echt bekend raakt bij de bevolking binnen ons wachtgebied, merken we aan de wekelijkse cijfers, die de basis vormen voor een voortdurende financiële evaluatie.

Het is binnen deze evaluatie dat we onderstaande informatie en grafieken willen delen met jullie.

1. Analyse financiële balans (inkomsten >< uitgaven)

Een eerste item betreft de inkomsten t.o.v. uitgaven (fig. 1).

Met inkomsten worden bedoeld: alle (niet-geweigerde) prestaties die tot een bepaald ereloon leiden.

De uitgaven betreffen de uitbetaling van deze inkomsten aan de wachtdoende artsen, volgens de bepalingen opgenomen in het HR (punt 7: Honoraria):

• Alle erelonen worden uitbetaald volgens het gestemde model: de arts ontvangt 50% van zijn gegenereerde honoraria in zijn wacht + een forfaitair bedrag + zijn aandeel in de pooling. Forfait: 200 euro voor een dagdienst, 400 euro voor een nachtshift.
• Pooling: de pool bestaat uit 50% van alle gegeneerde honoraria (50% is immers al uitbetaald) – (min) de eventuele forfaitaire bedragen voor dagshift/nachtshift. Voor de pooling worden de inkomsten van de hoofd- en satellietpost samengeteld. De pooling wordt per kwartaal (1/01-31/03, 1/04-30/06, 1/07-30/09, 1/10-31/12) berekend onder alle artsen volgens het aantal effectief gepresteerde wachturen in die periode, de uitbetaling gebeurt ook per kwartaal

Als we het verschil tussen de inkomsten en uitgaven bekijken, kunnen we volgende statistiek weergeven (fig.2) :

Deze info leert dat de gemiddelde inkomsten lager waren dan de  gemiddelde uitgaven.

Deze situatie is gewijzigd tijdens de laatste 3 wachtweekends (vanaf 12-03-21), waarbij de inkomsten (op dat moment) iets hoger liggen dan de gemiddelde uitgaven.

Deze positieve trend dient in de nabije toekomst echter nog te worden bevestigd.

2. Verklaring financiële balans

• Nachtforfaits Lennik

 Als we dan iets dieper op deze gegevens ingaan, dan kunnen we vaststellen dat het grootste deficit wordt veroorzaak binnen de wachtpostwerking te Lennik (fig.3) :

Het verlies binnen de nachtwerking te Lennik was, gedurende een hele tijd, groter dan de winst binnen de dagdiensten,

waardoor de totale inkomsten per weekend pas sinds kort (12-03-21) positief zijn (trend die ook in de nabije toekomst nog dient te worden bevestigd).

Dit verlies wordt veroorzaakt door de hoge nachtforfaits die dienen te worden uitbetaald, bovenop het feit dat de nachtinkomsten steeds lager uitkomen dan de uit te betalen nachtforfaits.

Dit alles leidt tot een totaalbalans van de wachtpost te Lennik (uitbetaling >< inkomsten) die nog steeds (licht) negatief is.

• Wachtdienst vrijdagavond (19u-23u) Ophasselt

Onderstaande grafiek (fig.4) toont het aantal contacten (huisbezoek + raadpleging) tijdens deze wachtdienst.

Fig.4

Deze grafiek toont een gemiddeld aantal contacten van 3 patiënten tijdens de periode 19u-23u (vrijdagavond). De huidige trend geeft eveneens geen beeld van een hoger aantal patiënten naar de toekomst toe (zie trendlijn fig.4).

Dit geringe aantal patiënten vs. 2 wachtdoende artsen, heeft al resultaat dat de financiële balans binnen deze wachtdienst steeds negatief wordt afgesloten (fig. 5).

Niettegenstaande de totaalbalans (= totale wachtweekend) van de wachtpost te Ophasselt wel positief is, draagt het inzetten van twee wachtdoende artsen voor een gering aantal patiënten (vrijdag 19u-23u) eveneens bij aan een globaal financieel resultaat dat nog steeds (licht) negatief is.

3 Conclusie en wijzigingen

Omdat elke organisatie een financieel gezonde organisatie dient te zijn, en uitgaven dienen te worden herbekeken in functie van reële inkomsten, werden deze gegevens geanalyseerd binnen het bestuur van HAWP Pageni vzw.

Het is de bedoeling om deze evolutie week na week op te volgen, zodat kan bijgestuurd worden waar en wanneer dat nodig zou zijn.

Met deze gezonde financiële basis van onze organisatie als doelstelling, heeft het bestuur van HAWP Pageni vzw besloten om reeds een bijsturing/wijziging door te voeren.

INHOUD

Hoofdstuk 1     MODALITEITEN VAN HET ARBEIDSREGLEMENT                                                                       1-3

Hoofdstuk 2     INDIENSTTREDING                                                                                                                             2-4

Hoofdstuk 3     BIJZONDERE VERPLICHTINGEN WERKNEMERS                                                                        3-5

Hoofdstuk 4     TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL                                                                                                  4-6

Hoofdstuk 5     WELZIJN                                                                                                                                                 5-7

1. Bescherming tegen psychosociale risico’s op het werk, met inbegrip van stress, geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk 5-7
2. Veiligheid en gezondheid 5-15

Hoofdstuk 6     ARBEIDSTIJDREGELING                                                                                                                  6-18

1. Maximale wekelijkse arbeidsduur - arbeidsduurvermindering 6-18
2. Voltijdse werkroosters 6-18
3. Deeltijdse werkroosters 6-19

Hoofdstuk 7     RUSTDAGEN                                                                                                                                      7-20

Hoofdstuk 8     JAARLIJKSE VAKANTIE                                                                                                                     8-21

Hoofdstuk 9     HET LOON                                                                                                                                           9-23

Hoofdstuk 10   ARBEIDSONGESCHIKTHEID                                                                                                        10-25

Hoofdstuk 11   SANCTIES                                                                                                                                          11-28

Hoofdstuk 12   BEËINDIGING VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST                                                               12-29

1. BeËindiging van de arbeidsovereenkomst van bepaalde duur 12-29
2. BeËindiging van de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur 12-29
3. Sollicitatieverlof 12-31
4. Beëindiging om dringende reden 12-31

Hoofdstuk 13   BIJLAGEN                                                                                                                                          13-33

1. Bijlage I: collectieve arbeidsovereenkomst nr.25 betreffende de gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers 13-33
2. Bijlage II: collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming of organisatie 13-36
3. Bijlage III: samenstelling ondernemingsraad, comité voor preventie en bescherming op het werk, dienst voor preventie en syndicale afvaardiging 13-37
4. Bijlage IV: Kruispuntbank 13-38
5. Bijlage V: Bijlage betreffende de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) 13-39
6. Bijlage VI: adressen der inspectiediensten 13-41

Met arbeiders worden arbeiders en arbeidsters bedoeld.

De bijlagen die u achteraan terugvindt, maken eveneens deel uit van dit arbeidsreglement.

Gelieve deze bijlagen – indien nodig – in te vullen.

Hoofdstuk 1                                    MODALITEITEN VAN HET ARBEIDSREGLEMENT

• 1 Toepassingsgebied

Dit reglement regelt de arbeidsvoorwaarden van de werknemers van Pageni VZW ongeacht hun leeftijd, geslacht of nationaliteit.

• 2 Verbintenis

Zowel werkgever als werknemer worden vanaf de afgifte van dit arbeidsreglement aan de werknemer geacht dit reglement te kennen en alle voorwaarden ervan te aanvaarden en na te komen, uitgezonderd deze die onwettig zouden worden krachtens bindende wettelijke bepalingen.

• 3 Afwijkingen

In individuele gevallen kan van dit reglement afgeweken worden hetzij tijdelijk, hetzij definitief, zonder evenwel de bestaande wettelijke of reglementaire voorschriften te overtreden.

Deze afwijkingen, waarover de werkgever en werknemer schriftelijk hun akkoord moeten geven, worden opgenomen in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst, die in twee exemplaren wordt opgesteld.

• 4 Kennisgeving door de werknemer

Met het oog op de toepassing van de sociale wetgeving moet de werknemer bij de indiensttreding alle inlichtingen verschaffen over zijn identiteit, woonplaats, de samenstelling van het gezin en alle andere gegevens die nodig zijn voor de toepassing van de sociale en fiscale wetgeving die verband houden met het tewerkstellen van personeel.

Alle wijzigingen die zich hieraan in de loop van de arbeidsovereenkomst zouden voordoen, deelt hij zonder uitstel mee aan de werkgever of zijn aangestelde.

Hoofdstuk 2                                    INDIENSTTREDING

• 5 Proefbeding

Werknemer en werkgever kunnen geen proeftijd meer voorzien in de arbeidsovereenkomsten die vanaf 1 januari 2014 ingaan.

De proeftijd blijft vanaf 1 januari 2014 wel van toepassing in de overeenkomsten voor tewerkstelling van studenten en in de overeenkomsten geregeld door de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers.

In een studenten- en een interim contract worden de eerste 3 arbeidsdagen van rechtswege als proeftijd beschouwd. Tijdens de proeftijd kan zowel de werkgever als de werknemer de overeenkomst beëindigen zonder opzegging noch vergoeding. In een interim contract kunnen de partijen een afwijkende periode bedingen (geen proef, een kortere proef of een langere proef maar nooit langer dan de helft van de duur van de overeenkomst voor uitzendarbeid).

• 6 Vervangingswerk

De werknemer dient het werk uit te voeren zoals is overeengekomen bij de aanwerving.

Hij verklaart zich daarenboven bereid tijdelijk andere arbeid te verrichten wanneer de werkgever of zijn aangestelde hem dit vraagt met het oog op de goede gang van zaken en voor zover dit in overeenstemming is met zijn lichamelijke of geestelijke geschiktheden.

Voor dit vervangingswerk zal geen lager loon worden betaald dan het loon dat de werknemer voor zijn gewoon werk ontvangt; indien in de loonschalen een hoger loon voor het vervangingswerk is vastgesteld dan zal dit hogere loon worden toegekend zonder dat dit echter voor de toekomst als een verworven recht zou kunnen worden beschouwd.

Hoofdstuk 3                                    BIJZONDERE VERPLICHTINGEN WERKNEMERS

• 7 Gebruik van informatie- en communicatietechnologie (ICT)

De computersystemen en andere ICT-apparatuur in de onderneming behoren toe aan de werkgever en mogen enkel worden gebruikt voor de aan de werknemer toevertrouwde professionele opdracht. De werknemer verbindt er zich toe om in de onderneming geen computerprogramma’s en bestanden te kopiëren, te installeren of te verwijderen, behoudens voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de werkgever.

• 8 Gebruik van GSM, Smartphone,… tijdens de arbeidsuren

Tijdens de arbeidsuren is het verboden om privégesprekken te voeren via GSM, Smartphone of andere applicaties. Tevens is het verboden om privésms’en, privé-mails en allerhande andere berichten (oa Whatsapp, Messenger…) te sturen en te lezen tijdens de arbeidsuren.

• 9 Vertrouwelijke informatie en non-concurrentie

Het is de werknemer verboden om vertrouwelijke informatie waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst kennis krijgt, aan derden ter kennis te brengen.

De werknemer onthoudt zich tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst van elke concurrerende activiteit, zowel voor eigen rekening als in opdracht van een derde. Bovendien is het de werknemer verboden, zowel tijdens de uitvoering als na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, aan concurrerende ondernemingen gegevens of documenten te bezorgen of voor eigen activiteit te gebruiken, die de onderneming schade zou kunnen berokkenen.

• 10 Aansprakelijkheid

Iedere werknemer is verantwoordelijk voor het goed gebruik en het onderhoud van de hem ter beschikking gestelde goederen, gereedschappen of documenten.

Indien de werknemer, tijdens de uitoefening van de arbeidsovereenkomst, schade berokkent aan de onderneming, dan kan de werkgever een vergoeding eisen van de werknemer indien er sprake is van bedrog, zware fout of een lichte fout die zich herhaaldelijk voordoet.

Persoonlijke voorwerpen moeten op de daarvoor aangewezen plaatsen worden bewaard. Deze plaatsen laten de werkgever toe om als een goed huisvader voor de persoonlijke voorwerpen te zorgen. De werkgever kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de beschadiging of diefstal van voorwerpen die de werknemer toebehoren.

• 11 Tijdelijke werkloosheid

De werknemer van de onderneming die tijdelijk werkloos wordt gesteld naar aanleiding van de schorsing van zijn arbeidsovereenkomst, dient zijn tijdelijke werkloosheid langs elektronische weg aan te vragen bij de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening.

Hoofdstuk 4                                    TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL

• 12 Bevoegdheden

Het personeel belast met de leiding en het toezicht over het werk vertegenwoordigt in deze de werkgever in overeenstemming met en binnen de perken van de gegeven bevoegdheid. Dit personeel is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken en voor de naleving van de geldende arbeidsvoorwaarden.

Ze zijn onder meer belast met de controle op de aanwezigheid, de werkverdeling, de controle op het geleverde werk, het behoud van orde, tucht en goede zeden en het doen naleven van alle maatregelen die getroffen zijn of zich zouden opdringen voor de veiligheid en de hygiëne van het personeel.

Hoofdstuk 5                                    WELZIJN

A.     Bescherming tegen psychosociale risico’s op het werk, met inbegrip van stress, geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk

• 13 Toepassingsgebied

Werkgever en werknemers (met inbegrip van personen die een beroepsopleiding volgen, leerlingen en studenten-stagiairs) moeten zich onthouden van iedere daad die een psychosociaal risico inhoudt, met inbegrip van daden van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk. Deze verplichting geldt ook voor derden die in contact komen met de werknemers bij de uitvoering van hun werk (bijvoorbeeld klanten, patiënten, leveranciers).

Onder psychosociale risico’s op het werk wordt verstaan: de kans dat een of meerdere werknemers psychische schade ondervinden die al dan niet kan gepaard gaan met lichamelijke schade, ten gevolge van een blootstelling aan de elementen van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties op het werk, waarop de werkgever een impact heeft en die objectief een gevaar inhouden.

Onder geweld op het werk wordt verstaan: elke feitelijkheid waarbij een werknemer of een andere persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk.

Onder pesterijen op het werk wordt verstaan: een onrechtmatig geheel van meerdere gelijkaardige of uiteenlopende gedragingen, buiten of binnen de onderneming of instelling, die plaats hebben gedurende een bepaalde tijd, die tot doel of gevolg hebben dat de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een werknemer of een andere persoon waarop deze afdeling van toepassing is bij de uitvoering van zijn werk wordt aangetast, dat zijn betrekking in gevaar wordt gebracht of dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd en die zich inzonderheid uiten in woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschriften. Deze gedragingen kunnen inzonderheid verband houden met leeftijd, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, syndicale overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, een handicap, een fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit en genderexpressie.

Onder ongewenst seksueel gedrag op het werk wordt verstaan: elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast of een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.

• 14 Preventiemaatregelen

Iedere werknemer en de daarmee gelijkgestelde personen moeten op positieve wijze bijdragen tot het preventiebeleid. De maatregelen zijn aangepast aan de activiteiten en de grootte van de onderneming of organisatie. De maatregelen die getroffen zijn om de werknemers en de daarmee gelijkgestelde personen te beschermen tegen psychosociale risico’s met inzonderheid geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk zijn:

1. Aanwezigheid van gescheiden toiletten en kleedkamers voor mannen en vrouwen;
2. Goede verlichting in alle lokalen en gangen;
3. Iedere werknemer krijgt voldoende ruimte ter beschikking voor het uitoefenen van zijn werkzaamheden;
4. Iedere werknemer kan op eigen initiatief contact opnemen met de preventieadviseur psychosociale aspecten (verder ‘PAPA’ genoemd) of – desgevallend – de vertrouwenspersoon, zowel binnen als buiten de werkuren. In beide situaties wordt de tijd beschouwd als arbeidstijd. Daarenboven worden de eventuele verplaatsingskosten die werden gemaakt om zich naar de PAPA of – desgevallend – de vertrouwenspersoon ten laste genomen van de onderneming;
5. Iedere werknemer mag een slachtoffer van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag bijstaan, ook binnen de werkuren;
6. Iedere werknemer mag als tussenpersoon optreden tussen een eventueel slachtoffer en de PAPA;
7. Iedere werknemer wordt verzocht feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag waarvan hij of zij kennis heeft, te melden aan de PAPA;
8. Na een klacht zal een werknemer die het slachtoffer geworden is van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag, de dag van aangifte, steeds kunnen genieten van het gewaarborgd dagloon, zodat verdere contacten met een gespecialiseerde dienst mogelijk zijn.

• 15 Verzoek tot psychosociale interventie

De werknemer die meent psychische schade te ondervinden, al dan niet gepaard met lichamelijke schade ten gevolge van psychosociale risico’s op het werk, waaronder geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, kan in eerste instantie de werkgever of zijn hiërarchisch meerdere aanspreken. Deze is rechtstreeks bevoegd een oplossing te bieden voor het gestelde probleem.

De werknemer kan zich in de zoektocht naar een oplossing desgevallend ook wenden tot een lid van het comité voor bescherming en preventie op het werk of tot een vakbondsafgevaardigde.

Heeft deze tussenkomst niet tot het gewenste resultaat geleid of wenst de werknemer geen beroep te doen op de gewone sociale verhoudingen binnen de onderneming, dan kan hij gebruik maken van een specifieke interne procedure. In dat geval wendt de werknemer zich tot de PAPA of tot de vertrouwenspersoon binnen de onderneming.

De coördinaten van de dienst voor preventie en bescherming op het werk waarvoor de PAPA zijn opdrachten uitvoert, zijn:

Securex, Tel.: 09/235.62.11.

De coördinaten van de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk zijn:

Zaakvoerder/bedrijfsleider.

Wanneer er geen aangeduide vertrouwenspersoon is en de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaakt van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, kan de werknemer een beroep doen op de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Bij deze preventieadviseur kan men terecht voor een eerste onderhoud en het verkrijgen van informatie over de mogelijkheden tot interventie.

De coördinaten van de eventueel aangestelde vertrouwenspersoon zijn:

Niet van toepassing.

De werknemer die zich tot de PAPA of – desgevallend - tot de vertrouwenspersoon wendt, dient binnen de 10 kalenderdagen na het eerste contact gehoord te worden. Tijdens dit onderhoud ontvangt hij de eerste informatie over de verschillende interventiemogelijkheden. Indien de raadpleging plaatsvindt via een persoonlijk onderhoud, kan de werknemer verzoeken dat er hem een document wordt overhandigd ter bevestiging van dit persoonlijk onderhoud.

De werknemer kiest het type interventie waarvan hij gebruik wenst te maken:

1. een informele psychosociale interventie
   en/of
2. Een formele psychosociale interventie
3. Verzoek tot informele psychosociale interventie

De werknemer kan streven naar een informele oplossing door een interventie te vragen van de PAPA of – desgevallend – van de vertrouwenspersoon. Deze interventie kan bestaan uit:

• gesprekken die het onthaal, het actief luisteren en/of een advies omvatten;
• een interventie bij een andere persoon in de onderneming, in eerste instantie bij een lid van de hiërarchische lijn;
• het opstarten van een verzoeningsprocedure indien de betrokken personen hiermee instemmen.

1. Verzoek tot formele psychosociale interventie

Wanneer de informele psychosociale interventie niet tot een oplossing heeft geleid of wanneer de werknemer ervoor kiest geen gebruik te maken van de informele interventie, kan hij enkel bij de PAPA een verzoek tot formele psychosociale interventie indienen.

1. Fase van de indiening van het verzoek tot formele psychosociale interventie en de aanvaarding of weigering

Zodra de werknemer zijn wil geuit heeft aan de PAPA om een verzoek tot formele psychosociale interventie in te dienen, dient hij binnen de tien kalenderdagen volgend op zijn verzoek een individueel gesprek te krijgen met de PAPA. De werknemer ontvangt na afloop een kopie van de bevestiging dat het gesprek heeft plaatsgevonden.

1. Indiening van verzoek tot formele psychosociale interventie

Ten vroegste tijdens het persoonlijk onderhoud met de PAPA kan de werknemer het verzoek tot formele psychosociale interventie indienen. De inhoud van het verzoek en de wijze waarop de werknemer dit verzoek bezorgt aan de PAPA of aan de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, verschilt enigszins naargelang de aard van de feiten die aanleiding hebben gegeven tot het indienen van het verzoek tot een formele interventie al dan niet betrekking hebben op feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Vormelijk dient de brief waarmee de werknemer verzoekt tot formele interventie de datum en zijn handtekening te bevatten. Inhoudelijk neemt de werknemer in de brief een beschrijving op van de problematische arbeidssituatie en verzoekt hij de werkgever passende maatregelen te treffen.

Wanneer het verzoek tot formele psychosociale interventie betrekking heeft op feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk neemt de werknemer verder volgende gegevens op in zijn verzoek:

• een nauwkeurige beschrijving van de feiten,
• het ogenblik en de plaats waarop elk van de feiten zich hebben voorgedaan,
• de identiteit van de aangeklaagde,
• het verzoek aan de werkgever om geschikte maatregelen te nemen om een einde te maken aan de feiten.

De werknemer bezorgt de brief per aangetekende zending of door persoonlijke overhandiging aan de PAPA of aan de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Hebben de vermeende feiten die voor de werknemer aanleiding zijn geweest om een verzoek in te dienen tot formele psychosociale interventie geen betrekking op feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk dan kan de werknemer er ook voor kiezen de brief per gewone post te versturen.

Ontvangt de PAPA of de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk de brief door overhandiging of per gewone post, dan bezorgt hij de werknemer een ondertekende kopie van het verzoek tot formele interventie als ontvangstbewijs.

2. Aanvaarding of weigering van het verzoek tot formele psychosociale interventie

Binnen een termijn van tien kalenderdagen na ontvangst van het verzoek tot formele psychosociale interventie aanvaardt of weigert de PAPA het verzoek van de werknemer tot formele psychosociale interventie.

De PAPA weigert het verzoek wanneer de situatie zoals de werknemer ze in het verzoek omschrijft kennelijk geen psychosociale risico’s op het werk inhoudt.

Binnen dezelfde termijn stelt de PAPA de werknemer in kennis van zijn beslissing het verzoek te aanvaarden of te weigeren.

Indien er na de tiende dag geen kennisgeving is van aanvaarding of weigering van het verzoek tot formele psychosociale interventie mag de werknemer zijn verzoek als aanvaard beschouwen.

1. Fase van onderzoek, advies en maatregelen inzake het verzoek tot formele psychosociale interventie

Zodra de PAPA of de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk het verzoek tot formele interventie aanvaard heeft, beoordeelt hij of het verzoek betrekking heeft op individuele risico’s, dan wel dat de risico’s impact hebben op meerdere werknemers. De procedure verschilt naargelang het individueel dan wel het hoofdzakelijk collectief karakter van het verzoek.

1. Onderzoek, advies en maatregelen inzake verzoek tot psychosociale interventie met hoofdzakelijk individueel karakter

• Onderzoek van het verzoek tot formele psychosociale interventie met individueel karakter voor alle psychosociale risico’s ([1])

De PAPA brengt de werkgever schriftelijk op de hoogte van de identiteit van de verzoeker en van het individueel karakter van het verzoek.

De PAPA onderzoekt de specifieke arbeidssituatie, zo nodig aan de hand van informatie van andere personen.

• Onderzoek van het verzoek tot formele psychosociale interventie met betrekking tot feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk

Vanaf het ogenblik dat het verzoek tot formele interventie wegens vermeende feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk aanvaard is, geniet de werknemer een bijzondere rechtsbescherming. De PAPA brengt de werkgever schriftelijk op de hoogte over het feit dat de verzoeker bescherming geniet.

Daarnaast deelt de PAPA ook zo snel mogelijk de ten laste gelegde feiten mee aan de aangeklaagde.

De PAPA onderzoekt het verzoek. Indien dit gepaard gaat met getuigenverklaringen brengt hij de werkgever op de hoogte van de identiteit van deze personen en de bijzondere rechtsbescherming die zij genieten.

Zowel de aangeklaagde als de getuigen ontvangen een kopie van hun gedateerde en ondertekende verklaringen. Indien nodig, bevatten deze verklaringen de toestemming van de betrokkene om hun verklaring mee te delen aan het Openbaar Ministerie indien deze erom vraagt.

Indien de ernst van de feiten het vereist, stelt de PAPA bewarende maatregelen voor aan de werkgever.

• Advies inzake verzoek tot formele psychosociale interventie met individueel karakter voor alle psychosociale risico’s (²)

De PAPA brengt de werkgever schriftelijk op de hoogte van de identiteit van de verzoeker en van het individueel karakter van het verzoek.

Binnen de drie maanden vanaf de aanvaarding van het verzoek, onder bepaalde voorwaarden binnen de zes maanden, deelt de PAPA zijn advies mee aan de werkgever conform de bepalingen van artikelen 25 t.e.m. 27 van de codex over het Welzijn op het Werk – Boek I. Algemene Beginselen – Titel 3. Preventie van psychosociale risico’s op het werk. Desgevallend brengt hij het advies ook over aan de vertrouwenspersoon en/of andere instanties.

De PAPA brengt de verzoeker en de andere rechtstreeks betrokken personen schriftelijk op de hoogte van zowel deze kennisgeving aan de werkgever alsook van de voorstellen van preventiemaatregelen en de verantwoording ervan.

Het advies wordt meegedeeld aan de werkgever, zelfs indien de verzoeker niet langer deel uitmaakt van de onderneming tijdens het verloop van de procedure.

• Maatregelen ingevolge het advies van de PAPA inzake een verzoek tot formele psychosociale interventie

• Maatregelen zonder bewarend karakter inzake verzoek tot formele psychosociale interventie met individueel karakter voor alle psychosociale risico’s ([2])

Wanneer de werkgever naar aanleiding van het ontvangen advies overweegt om individuele maatregelen te treffen ten aanzien van een werknemer, dient hij deze werknemer hiervan binnen de maand na het ontvangen advies schriftelijk op de hoogte te brengen.

Zodra deze maatregelen een wijziging inhouden van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer, ontvangt de betrokken werknemer een afschrift van het advies dat de werkgever van de PAPA mocht ontvangen en heeft hij een individueel gesprek met de werkgever. De werknemer kan zich gedurende dit gesprek laten bijstaan door een persoon naar zijn keuze.

Binnen de twee maanden na ontvangst van het advies ontvangen de verzoeker, de andere rechtstreeks betrokken personen en de PAPA een schriftelijke en gemotiveerde beslissing van de werkgever over de gevolgen die hij aan het formele psychosociale verzoek geeft.

De werkgever voert zo snel als mogelijk de maatregelen uit die hij beslist heeft te nemen.

• Maatregelen met een bewarend karakter inzake het verzoek tot formele psychosociale interventie met betrekking tot feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.

De werkgever die een advies tot bewarende maatregelen ontvangt van de PAPA deelt het gevolg dat hij hieraan zal verlenen schriftelijk en gemotiveerd mee aan de PAPA.

• De werkgever treft geen maatregelen ondanks het advies van de PAPA inzake het verzoek tot formele psychosociale interventie met betrekking tot feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Indien de werkgever geen gevolg heeft verleend aan het verzoek van de PAPA om bewarende maatregelen te treffen, schakelt de PAPA de ambtenaar van het Toezicht op het Welzijn op het Werk in. Eveneens wordt een beroep gedaan op deze ambtenaar wanneer de werkgever na ontvangst van het advies van de PAPA geen maatregelen heeft getroffen en de PAPA vaststelt dat de werknemer ernstig en onmiddellijk gevaar loopt of wanneer de aangeklaagde de werkgever zelf is of deel uitmaakt van het leidinggevend personeel.

2. Onderzoek, advies en maatregelen inzake verzoek tot psychosociale interventie met hoofdzakelijk collectief karakter

• Onderzoek van het verzoek tot formele psychosociale interventie met hoofdzakelijk collectief karakter

De PAPA brengt de werknemer en de werkgever schriftelijk op de hoogte van het ingediend en aanvaard verzoek tot psychosociale interventie en van het hoofdzakelijk collectief karakter ervan en hoe de procedure zal verlopen. Aan de werkgever wordt ook nog meegedeeld welke risicosituatie werd beschreven zonder evenwel de identiteit van de verzoeker mee te delen.

Dezelfde kennisgeving vermeldt eveneens tegen wanneer de werkgever een beslissing dient te nemen over de gevolgen die hij aan het verzoek geeft.

Binnen een termijn van drie maanden vanaf de kennisgeving aan de werkgever onderzoekt de PAPA of hij beschermende maatregelen dient voor te stellen aan de werkgever ter preventie van een ernstige aantasting van de gezondheid van de werknemer.

• Advies inzake verzoek tot formele psychosociale interventie met hoofdzakelijk collectief karakter

In het geval beschermende maatregelen ter preventie van een ernstige aantasting van de gezondheid van de werknemer zich opdringen, deelt de PAPA deze schriftelijk aan de werkgever mee.

• Maatregelen inzake het verzoek tot formele psychosociale interventie met hoofdzakelijk collectief karakter

• De werkgever treft maatregelen ingevolge een advies van de PAPA tot beschermende maatregelen

De werkgever geeft zo snel mogelijk gevolg aan het advies van de PAPA tot beschermende maatregelen ter preventie van een ernstige aantasting van de gezondheid van de werknemer.

2.3.2. De werkgever treft maatregelen

De werkgever die met het oog op te treffen preventiemaatregelen ingevolge het formele verzoek tot psychosociale interventie een risicoanalyse uitvoert, doet dit met naleving van de bepalingen van artikel 4 van de codex over het Welzijn op het Werk – Boek I. Algemene Beginselen – Titel 3. Preventie van psychosociale risico’s op het werk.

Bij aanwezigheid van een comité of vakbondsafvaardiging in de onderneming licht de werkgever deze in over het verzoek tot psychosociale interventie met hoofdzakelijk collectief karakter en de naar aanleiding hiervan eventuele ingestelde risicoanalyse. Het comité of de vakbondsafvaardiging adviseert de werkgever in de aanpak van het verzoek en in de gevolgverlening van de werkgever aan het verzoek.

De werkgever deelt eveneens de resultaten van de risicoanalyse – die enkel anonieme gegevens mag bevatten – mee aan het comité of vakbondsafvaardiging.

Binnen de drie maanden - of zes maanden indien de werkgever een risicoanalyse heeft ingesteld -, deelt hij zijn gemotiveerde beslissing schriftelijk mee aan de PAPA en desgevallend aan het comité of de vakbondsafvaardiging. Hij voert deze aangekondigde beslissing zo snel mogelijk uit.

2.3.3 De werkgever treft geen maatregelen of treft deze niet tijdig of de verzoeker acht de maatregelen ontoereikend

Bij het niet of niet tijdig meedelen van preventiemaatregelen of bij beoordeling ervan door de verzoeker als ‘niet aangepast aan zijn individuele situatie’ en de werkgever bovendien geen risicoanalyse heeft ingesteld of de PAPA hierbij niet betrokken heeft, zal de PAPA een onderzoek opstarten volgens de bepalingen van artikelen 23 t.e.m. 30 van de codex over het Welzijn op het Werk – Boek I. Algemene Beginselen – Titel 3. Preventie van psychosociale risico’s op het werk over het formeel verzoek met een hoofdzakelijk individueel karakter zoals hoger beschreven.

• 16

Een werknemer van een onderneming van buitenaf die meent het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk vanwege een werknemer in de onderneming waar hij werkzaamheden uitvoert kan een beroep doen op de interne procedure van de werkgever bij wie de werkzaamheden worden uitgevoerd.

Indien individuele preventiemaatregelen zich opdringen, legt de werkgever in wiens onderneming de werknemer van buitenaf werkzaamheden uitvoert de nodige contacten met de werkgever van deze laatste opdat de maatregelen daadwerkelijk kunnen getroffen worden.

Werknemers die in contact komen met derden (bv. klanten, leveranciers, …) kunnen, indien zij menen dat zij het slachtoffer zijn van een daad van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk een verklaring afleggen bij de interne preventieadviseur die de leiding heeft over de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk ([3]). Voornoemde interne preventieadviseur is ertoe gehouden om systematisch de verklaring van de werknemer te noteren in een “register van feiten van derden”. De werkgever waakt erover dat de verklaringen meegedeeld worden aan de PAPA.

De werknemer die meent het voorwerp te zijn van feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk veroorzaakt door een derde (niet-werknemer van de onderneming) kan een verklaring doen in een register dat wordt bijgehouden door ….(te preciseren), het register van feiten van derden.

De werknemer is niet verplicht zijn identiteit hierin kenbaar te maken. Deze verklaring staat niet gelijk met het indienen van een verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk. Ze dient enkel ter verbetering van de preventie van deze feiten in de onderneming.

• 17 Externe procedures

De werknemer die meent psychische schade te ondervinden, al dan niet gepaard met lichamelijke schade ten gevolge van psychosociale risico’s op het werk, waaronder geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk kan zich wenden tot de Inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk, het arbeidsauditoraat, de onderzoeksrechter, de politiediensten of de Arbeidsrechtbank.

Echter indien de werknemer zich onmiddellijk richt tot de externe proceduremogelijkheden zonder eerst een beroep te hebben gedaan op de interne procedure die van toepassing is in de onderneming, kan de werknemer bevolen worden om eerst de interne procedure te volgen, alvorens de externe proceduremogelijkheid voort te zetten.

Wanneer de werknemer die meent psychische schade te ondervinden, al dan niet gepaard met lichamelijke schade ten gevolge van psychosociale risico’s op het werk, waaronder geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk of de aangeklaagde overwegen om een rechtsvordering in te stellen, dan deelt de werkgever hen op hun vraag een afschrift van het advies van de PAPA mee.

• 18 Discrete omgang met klacht

Wanneer de werkgever, de PAPA en/of de vertrouwenspersoon in kennis worden gesteld van de psychosociale risico’s met inbegrip van daden van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, verbinden zij zich ertoe absolute discretie in acht te nemen betreffende de persoon van het slachtoffer, de feiten en de omstandigheden waarin de feiten zich hebben voorgedaan, tenzij de wetgeving ter zake hen de mogelijkheid biedt om onder bepaalde voorwaarden de informatie kenbaar te maken.

• 19 Psychologische ondersteuning

De werkgever waakt erover dat de werknemers die het slachtoffer zijn geweest van een daad van geweld op het werk vanwege derden passende psychologische ondersteuning krijgen van gespecialiseerde diensten (bij voorbeeld: IDEWEmergency na een schokkende gebeurtenis of een centrum voor geestelijke gezondheidsdienst).

B.     Veiligheid en gezondheid

• 20 Roken

Onder “roken” wordt verstaan: de rook genieten van (1) brandende tabak, (2) producten op basis van tabak of (3) soortgelijke producten, door deze in te zuigen en uit te blazen.

1. Rookverbod

Er geldt een absoluut verbod op roken en op handelingen die tot roken kunnen aanzetten of die laten uitschijnen dat roken toegestaan is in:

1. de werkruimte:
2. elke arbeids/werkplaats gesloten of in een open ruimte, binnen of buiten de onderneming of inrichting, t.t.z. vergaderzalen, cabines van een vrachtwagen, hangars, opslagplaatsen, garages van de onderneming (gesloten of open, binnen of buiten de onderneming), …
3. en elke open of gesloten ruimte binnen in de onderneming of inrichting waar de werknemer toegang tot heeft, niet noodzakelijk bestemd om te werken, zoals bijvoorbeeld trappen, liften, gangen, inkomhal, ontspanningsruimten of plaatsen voor gezellige bijeenkomsten, …
4. sociale voorzieningen: de sanitaire installaties, t.t.z. de toiletten, kleedkamers, en douches evenals de refters en de lokalen bestemd voor rust of eerste hulp, of lokalen bestemd voor het onthaal van zwangere werkneemsters of werkneemsters die borstvoeding geven;
5. het vervoermiddel dat voor gemeenschappelijk vervoer van en naar het werk ter beschikking wordt gesteld van het personeel.

Dit rookverbod is volledig, zelfs voor werknemers die over een individuele werkruimte beschikken.

1. Toepassing en sancties

Deze regeling mag geen ongelijke behandeling van de werknemers veroorzaken.

Ook derden zoals leveranciers, bezoekers, tijdelijke werknemers, onderaannemers, … moeten zich houden aan de hierboven beschreven regels inzake roken en het rookverbod. Om die reden zorgt de werkgever voor de nodige signalisatie en informatie ten behoeve van bezoekers.

Overtredingen van het rookbeleid worden gesanctioneerd volgens de sancties voorzien in dit arbeidsreglement.

• 21 Preventief alcohol en drugsbeleid – beleidsverklaring

Het voeren van een beleid om het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te bevorderen is een geïntegreerd onderdeel van het algemene beleid van de onderneming. Een preventief alcohol- en drugsbeleid maakt hier deel van uit.

Dit is ingegeven door het feit dat werkgerelateerd gebruik van alcohol of drugs één van de factoren is die de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van werknemers en hun omgeving negatief kunnen beïnvloeden. Daarnaast kan het ook een negatieve impact hebben op de productiviteit en de kwaliteit van het werk en kan het imago van de onderneming erdoor geschaad worden.

Met betrekking tot het preventief beleid inzake werkgerelateerd gebruik van alcohol en drugs wil de onderneming een beroep doen op het gezond verstand en een verantwoordelijk gedrag van al zijn medewerkers en eventuele andere op de werkplek aanwezige personen.

De onderneming verwacht van zijn werknemers en eventuele andere op de werkplek aanwezige personen dat zij op een verantwoorde wijze omgaan met het gebruik van alcohol en drugs om te voorkomen dat gebruik zou leiden tot problematische situaties voor zichzelf of voor hun collega’s. De onderneming verwacht van zijn leidinggevend personeel in deze een voorbeeldrol en een passend optreden ten aanzien van hun medewerkers in probleemsituaties.

De onderneming is van oordeel dat in de huidige situatie en onderlinge verhoudingen er geen nood is aan het uitwerken van gedetailleerde regels en voorschriften. We rekenen erop dat de bestaande afspraken rond het functioneren van medewerkers en leidinggevend personeel voldoende mogelijkheden bieden om gepast op te treden voor zover dit nodig zou zijn.

• 22 Veiligheidsmaatregelen

De werknemers zijn verplicht het hen opgedragen werk met zorg en nauwgezetheid uit te voeren.

Zij onthouden zich van alles wat hun persoonlijke veiligheid of die van anderen in gevaar kan brengen.

Zij gebruiken de voorgeschreven werkkledij en beschermingsmiddelen volgens de gegeven richtlijnen en leven de veiligheidsmaatregelen na.

• 23 Sociale voorzieningen

De werkgever stelt, rekening houdend met wat bepaald is in de codex over het Welzijn op het Werk – Boek III. Arbeidsplaatsen – Titel 1. Basiseisen betreffende arbeidsplaatsen – Afdeling VI Sociale voorzieningen, volgende sociale voorzieningen ter beschikking van de werknemers: (1) sanitaire installaties, te denken aan wastafels en toiletten, (2) een refter en in voorkomend geval (3) een lokaal voor zwangere werkneemsters en werkneemsters die borstvoeding geven.

Volgende toegangsuren en toegangsmodaliteiten worden vastgesteld voor:

• het gebruik van wastafels Voor of na de arbeidstijd en wanneer nodig;
• het gebruik van de refter Tijdens de pauzes;
• het gebruik van een lokaal voor zwangere werkneemsters en werkneemster die borstvoeding geven Tijdens de pauzes en tijdens de arbeidsuren, indien nodig.

De werknemers moeten zich vrij naar de toiletten kunnen begeven.

• 24 Maatregelen in geval van staande activiteiten

Wanneer een risicoanalyse de noodzaak ervan uitwijst, treft de werkgever maatregelen ten gunste van werknemers die hun activiteiten aanhoudend of doorgaans staande uitoefenen in toepassing van de artikelen 1 tot 4 van de codex over het Welzijn op het Werk – Boek VIII. Ergonomische Belasting – Titel 1. Werkzitplaatsen en rustzitplaatsen.

De betrokken werknemer beschikt in elk geval over een rustzitplaats waarop hij bij tussenpozen of na bepaalde tijdruimten kan gaan zitten. Wanneer de aard van de activiteiten niet toelaat een rustzitplaats te gebruiken, organiseert de werkgever de activiteiten op dergelijke wijze dat deze werknemer bij tussenpozen of na bepaalde tijdruimten zittend kan werken op een werkzitplaats. De rusttijden of de zittende werktijden bedragen ten minste een kwartier tijdens de eerste helft en ten minste een kwartier tijdens de tweede helft van de arbeidsdag. Zij moeten genomen worden ten vroegste na anderhalf uur en ten laatste na twee en een half uur prestaties.

• 25 Eerste hulp bij ongevallen

De verbandkist bevindt zich in de consultatieruimten en aan de receptie.

Bij een ongeval wordt eerste hulp verstrekt door de dichtstbijzijnde geneesheer.

De keuze van de behandelende geneesheer is vrij.

Hoofdstuk 6                                    ARBEIDSTIJDREGELING

• 26 Uurregeling en werkrooster

De werknemers moeten aanwezig zijn op de plaats waar hun werk moet worden verricht in overeenstemming met de hiernavolgende arbeidstijdregeling. De arbeidstijdregeling zoals hierna uitgewerkt is niet van toepassing op de personen die met een vertrouwenspost of leidinggevende functie zijn bekleed zoals voorzien in het K.B. van 10 februari 1965.

Elk ander voltijds werkrooster dat hieronder niet is weergegeven, is opgenomen als bijlage bij dit arbeidsreglement.

A.     Maximale wekelijkse arbeidsduur - arbeidsduurvermindering

De arbeidsduur voor een voltijdse werknemer, overeengekomen in het paritair comité of in de onderneming is maximum 38 uur per week. De wekelijkse arbeidsduur moet gemiddeld geëerbiedigd worden over de volgende referteperiode: één kalenderjaar.

De toepassingswijze in de onderneming is als volgt:

• een wekelijkse effectieve arbeidsduur van 38 uur;
• met toekenning van 0 arbeidsduurverminderingsdagen per jaar.

B.     Voltijdse werkroosters

De rusttijden en pauzes worden niet in aanmerking genomen voor de berekening van de arbeidsduur en bijgevolg niet betaald.

1. Het standaard werkrooster voor een voltijdse werknemer wordt vastgesteld als volgt:

1. Eventuele bijkomende werkrooster voor een voltijdse werknemer wordt vastgesteld als volgt:

C.     Deeltijdse werkroosters

1. Deeltijdse vaste werkroosters:

Deeltijdse vaste werkroosters die vallen binnen het voltijdse werkrooster zijn opgenomen in de individuele arbeidsovereenkomst.

1. Deeltijdse variabele werkroosters

Niet van toepassing.

• 27 Overuren

Buiten de in dit reglement vastgestelde arbeidsuren kan de werkgever binnen de door de arbeidswet toegestane perken op elk ogenblik werknemers oproepen om arbeidsprestaties te ver­richten aan:

• werken aan inventarissen en balansen;
• werken nodig om het hoofd te bieden aan een voorgekomen of dreigend ongeval;
• dringend werk aan machines of materiaal voor zover dit nodig is om een ernstige belemmering van de normale werking van het bedrijf te voorkomen;
• arbeid vereist door een onvoorziene noodzakelijkheid;
• werken die noodzakelijk zijn om het hoofd te bieden aan een buitengewone vermeerdering van het werk.

Voor zover een koninklijk besluit het toelaat, en onder de voorwaarden hierin voorzien, kan de werkgever buiten de in dit reglement vastgestelde arbeidsuren prestaties laten ver­richten aan:

• werken in verband met stoffen die snel ontaarden;
• werken, waarvoor de tijd nodig voor het verrichten van de arbeid wegens de aard van het werk niet nauwkeurig kan worden bepaald.

Bij overschrijding in de gevallen en onder de voorwaarden voorzien in de wet, moet de wekelijkse arbeidsduur gemiddeld geëerbiedigd worden over de volgende referteperiode: één kalenderjaar.

• 28 Opnamemodaliteiten inhaalrust

De werkgever bepaalt wanneer de compensatierust wordt opgenomen.

• 29 Controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon

In de onderneming gebeurt de controle op de aanwezigheid van de werknemer en op de arbeidsuren die hij presteert aan de hand van een aanwezigheidsregister.

• 30 Occasioneel telewerk

De vraag tot occasioneel telewerk dient steeds vóór het contractuele of aangeplakte aanvangsuur gesteld en gemotiveerd te worden aan de rechtstreekse leidinggevende.

Een mondelinge weigering tot occasioneel telewerk is geldig. De redenen hiertoe worden zo snel mogelijk schriftelijk meegedeeld aan de werknemer.

Hoofdstuk 7                                    RUSTDAGEN

• 31 Regeling voor zon- en feestdagen

1. de zondagen

Werknemers die op zondag tewerkgesteld worden, met toepassing van de bepalingen van de arbeidswet, hebben recht op onbetaalde inhaalrust. De inhaalrust wordt verleend binnen de 6 dagen die volgen op de zondag waarop gewerkt wordt.

Wanneer de arbeid in de 5 dagenweek wordt georganiseerd, kan de inhaalrustdag op de gewone dag van inactiviteit toegekend worden.

1. wettelijke feestdagen

De werknemers ontvangen hun loon voor de 10 wettelijke feestdagen in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen.

De wettelijke feestdagen zijn: 1 januari (Nieuwjaar), paasmaandag, 1 mei (Feest van de arbeid), O.L.H. Hemelvaart, pinkstermaandag, 21 juli (Nationale feestdag), 15 augustus (O.L.V. Hemelvaart), 1 november (Allerheiligen), 11 november (Wapenstilstand) en 25 december (Kerstmis).

Indien een feestdag op een zondag of op een gewone inactiviteitsdag in de onderneming of organisatie valt, wordt hij in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 4 januari 1974 vervangen door een andere dag van gewone activiteit. De vervangingsdagen worden meegedeeld door een bericht dat wordt aangeplakt in de lokalen van de onderneming ten laatste op 15 december van het jaar voordien. Een kopie van dit bericht wordt bij dit arbeidsreglement gevoegd.

In geval van tewerkstelling op een wettelijke feestdag of op zijn vervangingsdag wordt betaalde inhaalrust toegekend binnen de 6 weken die volgen op de feestdag.

Hoofdstuk 8                                    JAARLIJKSE VAKANTIE

• 32 Duur van de wettelijke vakantie

• 33 Opname wettelijke vakantie

De jaarlijkse vakantie dient in overeenstemming met de wettelijke (Art. 63 e.v. K.B. 30 maart 1967, K.B. 28 juni 1971) en reglementaire bepalingen genomen te worden.

Dit houdt onder andere in:

• dat het verlof moet worden genomen en toegekend binnen de 12 maanden die op het vakantiedienstjaar volgen;
• dat voor gezinshoofden de vakantie bij voorkeur zal toegekend worden tijdens de schoolvakantie;
• dat werknemers van minder dan 18 jaar oud recht hebben op 3 opeenvolgende weken, en de oudere werknemers op 2 opeenvolgende weken gedurende de periode tussen 1 mei en 31 oktober;

Op andersluidend verzoek van de betrokken werknemer kan zowel van de duur als van het tijdstip van de vakantie wor­den afgeweken;

• dat minstens 1 volledige week aaneengesloten vakantie moet genomen en toegekend worden.

In geval van individueel verlof moet de datum van het hoofdverlof minstens zes maanden op voorhand of jaarlijks voor 15 januari schriftelijk worden aangevraagd aan de werkgever of zijn aangestelde.

De snipperdagen, d.w.z. een verlofperiode van minder dan 5 opeenvolgende dagen, moeten minstens 3 werkdagen op voorhand schriftelijk worden aangevraagd.

Wanneer de werkorganisatie door het verlof te zeer zou verstoord worden, behoudt de werkgever of zijn aangestelde zich het recht voor niet op de verlofaanvraag in te gaan.

Indien in één en dezelfde periode te veel werknemers vakantie hebben aangevraagd, zal bij de toekenning ervan voorrang gegeven worden rekening houdend met volgende criteria: datum van de aanvraag, familiale en sociale omstandigheden en anciënniteit.

• 34 Europese vakantie

Werknemers die geen vakantierechten hebben opgebouwd kunnen aanspraak maken op Europese vakantie voor zover zij het werk aanvatten of hervatten. Een werknemer die het werk aanvat is een werknemer die geen rechten voor jaarlijkse vakantie heeft opgebouwd. Een werknemer die het werk hervat is een werknemer die terugkomt ofwel na een periode van ziekte die langer duurde dan één jaar ofwel na een periode van werkloosheid ofwel na een periode van volledig tijdskrediet ofwel een periode van verlof zonder wedde. Na een tewerkstelling van minstens 3 maanden kan de werknemer aan het einde van die 3 maanden aanspraak maken op Europese vakantie.

Na die 3 maanden verhoogt het aantal dagen Europese vakantie per maand dat de werknemer werkt. De werknemer kan maar aanspraak maken op Europese vakantie in de mate dat hij zijn reeds opgebouwde wettelijke vakantiedagen heeft uitgeput. Een werknemer kan Europese vakantie opnemen, maar dit is geen verplichting. Opgelet: zodra de werknemer dubbel vakantiegeld krijgt, wordt het loon dat doorbetaald werd tijdens de Europese vakantie afgetrokken van dit dubbel vakantiegeld.

• 35 Bijkomende vakantiedagen (sectorale regeling en/of regeling op ondernemingsniveau)

Anciënniteitsvakantie:

Niet van toepassing.

Hoofdstuk 9                                    HET LOON

• 36 Uitbetaling

UITBETALINGSWIJZE VAN HET LOON

De uitbetaling van het geld gebeurt in giraal geld door een overschrijving op een bank- of postchequerekening.

TIJDSTIP VAN UITBETALING VAN HET LOON

Gezien het loon in giraal geld uitbetaald wordt, wordt het loon geacht aan de werknemer uitbetaald te zijn op de dag waarop de bankrekening of de postchequerekening van de werknemer gecrediteerd is.

Indien de arbeidsovereenkomst een einde neemt, heeft de uitbetaling plaats op de eerstvolgende normale betaaldag na de beëindiging, en dit onafgezien van de betalingswijze waarvoor de werknemer heeft gekozen.

De uitbetaling heeft één maal per maand plaats, ten laatste op de 7e werkdag na de periode waarop het loon betrekking heeft.

UITBETALING AAN DERDEN

De betaling aan derden wordt slechts toegestaan binnen de door de wet op de bescherming van het loon gestelde grenzen en voor zover de aangeduide persoon in het bezit is van een geschreven volmacht.

• 37 Elektronische archiveringsdienst

Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving worden de hierna vermelde in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen de werkgever en de werknemers die daarmee akkoord zijn gegaan, op elektronische wijze geraadpleegd, verstuurd en bewaard, nl.:

• individuele rekening, en loonbrief als uittreksel van de individuele rekening (artikel 4, § 1, 2° KB nr. 5 van 23 oktober 1978)
• maandelijkse staat van arbeidsprestaties bij flexibele werkroosters of variabele werkroosters (art. 9 quater, 1ste lid Loonbeschermingswet)
• document te overhandigen aan de werknemer die tijdens meer dan 1 maand arbeidsprestaties in het buitenland verricht in opdracht van de werkgever (art. 20bis Arbeidsovereenkomstenwet)
• documenten die bij het einde van de arbeidsovereenkomst aan de werknemer moeten worden overgemaakt, in het bijzonder het attest van tewerkstelling (art. 21 Arbeidsovereenkomstenwet)

Voor de elektronische bewaring van voormelde documenten die aangeleverd werden door de gegevensverwerker Acerta Sociaal Secretariaat, wordt de bewijskracht gegarandeerd ingevolge het Koninklijk Besluit van 7 december 2016 over de bewijskracht van gegevens die door de instellingen van sociale zekerheid worden verwerkt. DOCCLE cvba, ondernemingsnummer 846.382.408 (zie www.doccle.be) wordt aangesteld als verlener van een elektronische archiveringsdienst.

De betrokken werknemers hebben zolang zij met de werkgever met een arbeidsovereenkomst verbonden zijn en daarna gedurende een termijn tot 7 jaar na de beëindiging van de arbeidsrelatie op elektronische wijze via de applicatie Doccle onbeperkte toegang tot voormelde elektronisch bij de aangestelde verlener van een elektronische archiveringsdienst opgeslagen documenten.

• 38 Inhoudingen

Op het loon van de werknemer mogen alleen in mindering worden gebracht:

1. de inhoudingen krachtens de fiscale wetgeving, de wetgeving op de sociale zekerheid en krachtens particuliere of collectieve overeenkomsten betreffende bijkomende voordelen inzake sociale zekerheid;
2. Onder voorwaarden van toekenning van maaltijdcheques in elektronische vorm waarbij de werknemer een drager in kaartvorm ontvangen heeft: de som die overeenstemt met de nominale waarde van één maaltijdcheque bij verlies van de drager (als het verlies niet te wijten is aan diefstal, te staven met een kopie van het proces-verbaal)
3. de krachtens dit arbeidsreglement opgelegde geldboeten;
4. de vergoedingen en schadeloosstellingen verschuldigd krachtens de arbeidsovereenkomst, behalve deze uit hoofde van de verbreking van de overeenkomst;
5. de voorschotten in geld verstrekt door de werkgever;
6. de gestelde borgtocht om het nakomen van de verplichtingen van de werknemer te waarborgen;
7. het loon dat teveel werd betaald aan de werknemer tewerkgesteld met een glijdend uurrooster als bedoeld in artikel 20ter van de arbeidswet van 16 maart 1971, die de uren die hij minder heeft gepresteerd dan de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur, niet tijdig heeft ingehaald op het einde van de referteperiode of wanneer de arbeidsovereenkomst een einde neemt;
8. de vastgestelde voordelen in natura, door de werknemers verkregen of genoten in de onderneming en bij de indiensttreding vastgesteld, geschat en vastgelegd in de overeenkomst.

Het in natura betaalbare gedeelte van het loon mag niet worden aangerekend voor meer dan:

• 1/5 van het totale brutoloon, d.w.z. het globale loon met inbegrip van de uitbetaling in natura;
• 2/5 van dat loon, als de werkgever een huis of een appar­tement te zijner beschikking stelt;
• 1/2 van dat loon voor werknemers die volledig bij de werkgever gehuisvest en gevoed worden, te weten huispersoneel, huisbewaarders, enz.

De waarde van deze voordelen wordt door de werkgever vastgesteld en schriftelijk ter kennis gebracht van de werknemer bij de indiensttreding.

• 39 Klachten

De partij die een mogelijke vergissing opmerkt bij de berekening van het loon stelt de tegenpartij hiervan onmiddellijk in kennis. Indien een onderzoek de vergissing bevestigt, verbin­den de partijen zich ertoe om een correctie uit te voeren bij de eerstvolgende betaling van het loon. De werknemer verbindt er zich toe om het teveel betaalde loon onmiddellijk aan de werkgever terug te betalen.

In geval van uitdiensttreding stelt de werkgever een eindafrekening op. Naar aanleiding hiervan vordert hij het eventueel teveel betaalde loon terug van de werknemer.

Hoofdstuk 10                               ARBEIDSONGESCHIKTHEID

• 40 Verwittiging

In geval van arbeidsongeschiktheid ten gevolge van ziekte of ongeval, zal de werknemer de voorzitter of iemand van het bestuursorgaan, dagelijks bestuur, zo snel mogelijk en alleszins 30 minuten vóór het begin van de normale dagtaak (zo nodig per telefoon) hiervan in kennis stellen.

Indien de werknemer niet tijdig verwittigt, is er geen gewaarborgd loon verschuldigd voor de dagen ongeschiktheid die de dag van de verwittiging voorafgaan.

• 41 Medisch attest

De werknemer moet binnen de 2 werkdagen na het begin van de arbeidsongeschiktheid een medisch attest overmaken aan de werkgever. De zwangere werkneemster moet binnen de 2 werkdagen, nadat ze een prenataal zwangerschapsonderzoek heeft ondergaan dat noodzakelijkerwijze tijdens de arbeidsuren moet doorgaan, een medisch attest overmaken aan de werkgever.

Indien het medisch attest wordt verstuurd, wordt de datumstempel van de post in aanmerking genomen voor het bepalen van de hierboven vermelde grens van 2 werkdagen.

Wordt het geneeskundig getuigschrift niet tijdig overgemaakt, dan heeft de werknemer geen recht op loon voor de dagen van ongeschiktheid die de dag van afgifte of verzending van het getuigschrift voorafgaan.

Dit geneeskundig attest moet vermelden:

1. de naam, voornaam en adres van de werknemer;
2. de naam, voornaam, adres, telefoonnummer en ordenummer van diegene die het getuigschrift aflevert;
3. de datum en de handtekening van degene die het getuigschrift aflevert;
4. de oorzaak van de reden waarom niet kan gewerkt worden: zoals bv. ziekte, vermoedelijke beroepsziekte, ongeval van gemeen recht, hospitalisatie, prenataal zwangerschapsonderzoek, enz... De aard zelf van de ziekte moet niet vermeld worden;
5. de vermoedelijke duur van de ongeschiktheid;
6. of de werknemer al dan niet de woning mag verlaten;
7. of het gaat om een eerste getuigschrift dan wel over een verlenging.

Het geneeskundig attest in geval van prenataal zwangerschapsonderzoek moet naast bovenstaande elementen (1 - 4) het volgende vermelden:

• datum en uur van het zwangerschapsonderzoek;
• bevestiging van de noodzakelijkheid van het onderzoek tijdens de arbeidsuren.

Wanneer de arbeidsongeschiktheid langer duurt dan aanvankelijk bepaald werd, dan moet de werknemer daarvan de werkgever onmid­dellijk in kennis stellen zoals bij de aanvang van de onge­schiktheid. Bovendien zal hij binnen de twee werkdagen een nieuw medisch attest laten geworden.

ELKE AFWEZIGHEID ZONDER VERWITTIGING EN NIET GEDEKT DOOR EEN MEDISCH ATTEST, WORDT ALS EEN ONGERECHTVAARDIGDE AFWEZIGHEID BESCHOUWD.

• 42 Herval

Bij een nieuwe arbeidsongeschiktheid binnen de eerste veertien dagen die volgen op het einde van een vorige arbeidsongeschiktheid wordt de werknemer ertoe verzocht het medisch attest te laten vermelden of de nieuwe arbeidsongeschiktheid al dan niet te wijten is aan een andere oorzaak. Komt deze vermelding niet voor dan zal vermoed worden dat beide ongeschiktheden aan dezelfde ziekte of hetzelfde ongeval te wijten zijn.

• 43 Controle

Elke arbeidsongeschikte werknemer is verplicht zich aan de controle van een door de werkgever gemachtigd en betaald geneesheer te onderwerpen.

De arbeidsongeschikte werknemer moet zich, ongeacht of hij zich al dan niet mag verplaatsen, gedurende de eerste 2 dagen van arbeidsongeschiktheid vanaf 13 uur ’s middags tot 17 uur thuis of op de door hem meegedeelde andere verblijfplaats ter beschikking houden voor medische controle. Voor de toepassing hiervan wordt als eerste dag van ongeschiktheid aanzien de ongeschiktheid die aan de werkgever is meegedeeld voor aanvang van de werkdag (zie artikel 40).

Na deze eerste 2 dagen moet hij zich thuis of op de door hem meegedeelde andere verblijfplaats beschikbaar houden voor controle elke maandag van de periode van arbeidsongeschiktheid vanaf 13u ’s middags tot 17u.

Indien de werknemer op het tijdstip dat de controlegeneesheer zich in deze periode aanbiedt door afwezigheid niet kan gecontroleerd worden, verliest de werknemer het recht op gewaarborgd loon voor de ganse periode van arbeidsongeschiktheid.

Deze verplichting geldt ook voor degenen die het huis mogen verlaten. Bezoek aan de dokter en afhalen van medicatie moet gebeuren buiten de periodes dat de werknemer zich beschikbaar moet houden voor controle.

Indien het medisch getuigschrift vermeldt dat de arbeidsongeschikte zich niet mag verplaatsen, moet de controlerend geneesheer hem ook na de 2^de dag arbeidsongeschiktheid steeds thuis kunnen aantreffen. Als dit niet het geval is, verliest de werknemer het recht op gewaarborgd loon voor de volledige periode van arbeidsongeschiktheid.

De arbeidsongeschikte werknemer die het huis mag verlaten, moet ook buiten de periodes dat hij zich thuis voor controle beschikbaar moet houden de controlegeneesheer ontvangen en zich door hem laten onderzoeken. Indien de arbeidsongeschikte werknemer dan afwezig zou zijn, zal de controlegeneesheer ofwel een bericht achterlaten met de vermelding van de dag en de periode (max. 4 uur) dat de werknemer zich ter beschikking moet houden voor de controle ofwel zal de controlegeneesheer de werknemer oproepen om zich aan te bieden op de plaats en tijdstip vermeld in de uitnodiging.

• 44 Expertise

Verschillen de door de werkgever aangeduide en de behandelende geneesheer van mening omtrent het bestaan van een arbeidsongeschiktheid,

• dan aanvaarden zowel de werkgever als de werknemer dat een definitieve uitspraak wordt gedaan door een onafhankelijke geneesheer aangeduid in gemeenschappelijk overleg tussen de voormelde geneesheren of tussen werkgever en werknemer;
• beide partijen zullen zich onherroepelijk naar de beslissing van de expert schikken;
• de kosten van de scheidsrechterlijke procedure worden gedragen door de verliezende partij.

Dit artikel doet geen afbreuk aan het recht der partijen het geschil door de arbeidsrechtbank te laten beslechten.

• 45 Werkhervatting

De werknemer tewerkgesteld aan een veiligheidsfunctie, functie met verhoogde waakzaamheid of een activiteit met welbepaald risico, wordt na minstens vier opeenvolgende weken afwezigheid voor om het even welke ziekte, aandoening of ongeval of wegens bevalling, verplicht aan een onderzoek bij werkhervatting onderworpen door de arbeidsgeneesheer. Op verzoek van de werknemer of wanneer de arbeidsgeneesheer het nodig acht omwille van de aard van de ziekte, de aandoening of het ongeval, kan het onderzoek plaatsvinden na een afwezigheid van kortere duur. Het onderzoek gebeurt ten vroegste op de dag waarop het werk of de dienst wordt hernomen en ten laatste op de tiende werkdag daarna. Met toestemming van de werknemer kan de arbeidsgeneesheer overleg plegen met de behandelende arts en/of de adviserend geneesheer.

Daarnaast heeft elke arbeidsongeschikte werknemer voorafgaand aan de werkhervatting recht op een bezoek bij de arbeidsgeneesheer en dit ongeacht de duur van diens arbeidsongeschiktheid. Tijdens dit bezoek kan een aanpassing van de werkplaats of van de arbeidsomstandigheden van de werknemer geëvalueerd worden. De werknemer (of na akkoord zijn behandelende arts) die van dit recht gebruik wenst te maken, vraagt zijn bezoek rechtstreeks aan bij de arbeidsgeneesheer. De arbeidsgeneesheer brengt de werkgever van de aanvraag op de hoogte, behalve wanneer de werknemer zich hiertegen verzet. Met toestemming van de werknemer kan de arbeidsgeneesheer overleg plegen met de behandelende arts en/of de adviserend geneesheer. Het bezoek voorafgaand aan de werkhervatting vindt plaats binnen de tien werkdagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag. De werkgever neemt de verplaatsingskosten voor zijn rekening.

• 46 Werkverlating

Indien de werknemer in de loop van zijn dagtaak het werk niet kan verderzetten omwille van ziekte of ongeval, moet hij de werkgever of zijn aangestelde hiervan onmiddellijk in kennis stellen.

Na van laatstgenoemde de toestemming gekregen te hebben om het werk te verlaten, moet de werknemer zich nog dezelfde dag tot een geneesheer wenden om zijn afwezigheid te kunnen rechtvaardigen.

Hoofdstuk 11                               SANCTIES

• 47 Mogelijke sancties

Zonder afbreuk te doen aan het artikel in het kader van de beëindiging om dringende reden kan de persoon die de bepalingen van dit arbeidsreglement of de policies binnen de onderneming overtreedt, of de wettelijke verplichtingen van de werknemer niet respecteert – na de nodige onderzoeksmaatregelen en nadat betrokkene is gehoord – worden gesanctioneerd als volgt:

• een mondelinge verwittiging,
• een schriftelijke ingebrekestelling,
• een schorsing van één of meerdere dagen (met een maximum van 1 week) zonder loon,
• ontslag,
• ontslag om dringende reden.

Degene die zich schuldig heeft gemaakt aan geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk en degene die wederrechtelijk gebruik heeft gemaakt van de in art. 15 vermelde klachtenprocedure kan – na de nodige onderzoeksmaatregelen en nadat betrokkene is gehoord – op de volgende manier worden gestraft:

• de hierboven vermelde straffen.

De opgelegde sancties worden, op straffe van nietigheid, uiterlijk de eerste werkdag na die waarop een tekortkoming is vastgesteld, door de werkgever of zijn aangestelde, ter kennis gebracht van diegenen die de sancties hebben opgelopen. In geval van ontslag om een dringende reden geldt de vorige regel niet. In geval van ontslag om dringende reden moet het ontslag worden gegeven binnen een termijn van drie werkdagen na de kennisname van de feiten.

Voor de datum van de eerstvolgende uitbetaling van het loon wordt de opgelegde straf ingeschreven in een register waarin tegenover de namen van de betrokken werknemers, de datum, de reden, alsmede de aard van de straf worden vermeld. Het register moet telkens worden voorgelegd wanneer de bevoegde ambtenaren en beambten daarom verzoeken.

De werknemer kan tegen deze beslissing in beroep gaan bij de bedrijfsleider.

Hoofdstuk 12                               BEËINDIGING VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST

A.     BeËindiging van de arbeidsovereenkomst van bepaalde duur

• 48 Einde van de arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur/bepaald werk

De arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of voor een bepaald werk moet schriftelijk vastgesteld worden. Zij neemt in principe een einde na afloop van de termijn of bij voltooiing van het werk, behalve in geval van ontslag om dringende reden.

Tijdens de eerste helft van de overeengekomen duur van de arbeidsovereenkomst kunnen zowel werkgever als werknemer deze overeenkomst beëindigen met een opzeggingstermijn vastgesteld door de nieuwe bepalingen over de arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd. De periode waarin met opzegging een einde kan worden gemaakt aan de overeenkomst wordt echter hoe dan ook beperkt tot 6 maanden, zelfs als de overeenkomst voor een duur van meer dan 12 maanden is gesloten. Deze mogelijkheid geldt slechts voor arbeidsovereenkomsten gesloten vanaf 1 januari 2014.

Wanneer opeenvolgende arbeidsovereenkomsten voor een bepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk werden gesloten waarvan de opeenvolging gerechtvaardigd is, kan de mogelijkheid van opzegging slechts worden toegepast op de eerste overeenkomst.

• 49 Opzeggingstermijnen voor een studentarbeidsovereenkomst van bepaalde duur

In afwijking van de principes die gelden voor de gewone arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, kunnen zowel de werkgever als de student de overeenkomst opzeggen vóór de normaal voorziene einddatum. Ongeacht of de studentenovereenkomst er één is voor arbeiders of bedienden, zijn de verkorte opzeggingstermijnen de volgende:

(1) Het is de in de overeenkomst vermelde tewerkstellingsduur die bepalend is voor de vaststelling van de te hanteren opzeggingstermijn; de som van de gewerkte dagen is terzake irrelevant.

De opzeggingstermijn gaat in op de maandag die volgt op de week waarin de opzeggingstermijn betekend.

Studenten die een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur afgesloten hebben volgende de normale opzegregels.

B.     BeËindiging van de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur

• 50 Wijze van opzeggen

De opzegging gebeurt op straffe van nietigheid op één van de volgende wijzen:

Indien de opzegging uitgaat van de werkgever:

• door een aangetekende brief;
• bij deurwaardersexploot.

Indien de opzegging uitgaat van de werknemer:

• door een aangetekende brief;
• bij deurwaardersexploot;
• door overhandiging van een geschrift dat voor ontvangst getekend wordt.

Begin en duur van de opzegging dienen uitdrukkelijk vermeld te worden.

• 51 In acht te nemen opzeggingstermijnen

1. Aanvang van de opzeggingstermijn en berekening in weken

De regeling bepaalt opzeggingstermijnen uitgedrukt in weken.

De opzeggingstermijn neemt een aanvang de eerste maandag volgend op de week waarin het ontslag door opzegging ter kennis gebracht werd.

2. Berekening van de opzeggingstermijn

3. Tegenopzegging

De werknemer die door zijn werkgever werd ontslagen met een opzeggingstermijn kan op zijn beurt de overeenkomst opzeggen met een verkorte opzeggingstermijn wanneer hij een andere dienstbetrekking gevonden heeft. Voor de tegenopzeggingen gegeven vanaf 1 januari 2014 gelden volgende termijnen:

4. Pensioen

De werkgever die een einde wenst te maken aan de arbeidsovereenkomst vanaf de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer de wettelijke pensioenleeftijd (65 jaar) heeft bereikt, kan dit doen met een opzeggingstermijn waarvan de duur bepaald wordt volgens de hierboven vermelde regels, met een maximum van 26 weken.

In geval van ontslag door de werknemer, kan deze de arbeidsovereenkomst beëindigen met een opzeggingstermijn waarvan de duur bepaald wordt door de hierboven vermelde regels.

C.     Sollicitatieverlof

• 52 Sollicitatieverlof

Tijdens de laatste 26 weken van de opzeggingstermijn mag de werknemer 1 of 2 maal per week afwezig zijn om ander werk te zoeken. De totale duur van de afwezigheid mag maximum één werkdag per week bedragen.

Voor de opzeggingsperiode die de 26 weken overschrijdt, heeft de werknemer recht op één halve dag per week, ongeacht de duur van de opzeggingstermijn. Een uitzondering hierop is voorzien voor de werknemer in outplacement. Deze heeft recht op één dag sollicitatieverlof per week tijdens de volledige opzeggingstermijn.

D.     Beëindiging om dringende reden

• 53 Dringende reden

Elke partij kan de overeenkomst ontbinden zonder opzeggingstermijn of voor het verstrijken van de termijn voor één (of meer) dringende reden(en).

Als dringende reden, die de verbreking van de overeenkomst rechtvaardigt, wordt beschouwd elke fout die het onderling vertrouwen tussen werkgever en werknemer zo ernstig schokt dat alle verdere professionele samenwerking onmiddellijk onmogelijk wordt.

Onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de arbeidsrechtbank, worden onder meer als zware fouten aanzien die een ontslag op staande voet om dringende redenen rechtvaardigen:

• een langdurige of een herhaalde ongerechtvaardigde afwezigheid;
• het bekendmaken door de werknemer van fabricagegeheimen, procedés, namen van klanten of andere vertrouwelijke informatie over de bedrijvigheid van de firma of instelling aan derden;
• het in gevaar brengen van de veiligheid van zichzelf of van collega's door een grove onvoorzichtigheid of nalatigheid;
• het voorleggen van opzettelijke vervalste of onjuiste getuigschriften, attesten, aanwezigheidskaarten, reis- of onkostenstaten aan de werkgever, met het oog op bedrog;
• diefstal, ongeacht de waarde van het gestolen goed;
• weigering van een werk dat tot de uitgeoefende taak behoort;
• daden van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag ten aanzien van derden (collega’s, leidinggevenden, klanten, leveranciers, patiënten…);
• dronkenschap of gebruik van alcohol en/of drugs op de werkplaats;
• opzettelijke schade aan machines, materieel en programmatuur;
• zich opzettelijk niet onderwerpen aan een geneeskundige controle door de controlegeneesheer of door de arbeidsgeneesheer;
• prikken voor een ander of laten prikken door een ander;
• elke overtreding van een bepaling van het arbeidsreglement.

Hoofdstuk 13                               BIJLAGEN

De bij dit reglement gevoegde bijlagen maken integraal deel uit van het arbeidsreglement.

A.  Bijlage I: collectieve arbeidsovereenkomst nr.25 betreffende de gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers

HOOFDSTUK I - Voorwerp en toepassingsgebied

Art. 1

Onderhavige collectieve arbeidsovereenkomst heeft ten doel het beginsel van gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers, dat is neergelegd in artikel 141, §1 en §2 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, te verwezenlijken.

De gelijkheid van beloning houdt in dat voor gelijke arbeid of voor arbeid van gelijke waarde ieder onderscheid op basis van geslacht wordt afgeschaft.

Art. 2

De overeenkomst is van toepassing op de werknemers en op de werk­gevers bedoeld in artikel 2 van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités.

HOOFDSTUK II - Tenuitvoerlegging

Art. 3

De gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers moet verzekerd worden voor alle elementen en voorwaarden van het loon, met inbegrip van de systemen van functiewaardering.

De systemen van functiewaardering moeten de gelijke behandeling verzekeren in de keuze van de criteria, in de weging van die criteria en in het systeem van omzetting van de functiepunten in loonpunten.

De sectoren en ondernemingen die dit nog niet hebben gedaan, toetsen hun systemen van functiewaardering en hun loonclassificaties aan de verplichting tot genderneutraliteit en brengen in voorkomend geval de nodige correcties aan.

Art. 4

Onder loon wordt verstaan:

1. het loon in geld waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van de werkgever;
2. de fooien of het bedieningsgeld waarop de werknemer recht heeft ingevolge zijn dienstbetrekking of krachtens het gebruik;
3. de in geld waardeerbare voordelen waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van de werkgever;
4. de vergoedingen die krachtens een collectieve arbeidsovereenkomst en ter aanvulling van het wettelijk vakantiegeld door de werkgever als vakantiegeld worden betaald;
5. de vergoedingen die voortvloeien uit de aanvullende niet-wettelijke socialezekerheidsregelingen.

Art. 5

Elke werknemer die zich benadeeld acht of de representatieve werknemersorganisatie waarbij de werknemer is aangesloten kan bij het bevoegde rechtscollege een rechtsvordering instellen om het beginsel van gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers te doen toepassen.

Art. 6

Een gespecialiseerde paritair samengestelde commissie zal op initiatief van de organisaties, die onderhavige overeenkomst hebben ondertekend, worden opgericht.

Zij zal tot taak hebben het bevoegde rechtscollege van advies te dienen, indien het erom verzoekt, omtrent geschillen over de toepassing van het beginsel van gelijke beloning.

Bovendien zal zij de sociale partners informeren en sensibiliseren met betrekking tot initiatieven inzake sekseneutrale functiewaarderingssystemen en op verzoek van de paritaire comités dienaangaande advies en bijstand verlenen.

Art. 7

Par.1. De werkgever die een werknemer tewerkstelt, die hetzij op ondernemingsniveau, overeenkomstig de op afspraak berustende procedures die in de onderneming van kracht zijn, hetzij bij de sociale inspectie een met redenen omklede klacht heeft ingediend of die een rechtsvordering instelt of voor wie een rechtsvordering wordt ingesteld tot herziening van het loon op basis van onderha­vige overeenkomst, mag de arbeidsbetrekking niet beëindigen, noch de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen, behalve om redenen die vreemd zijn aan die klacht of aan de rechtsvordering.

De bewijslast van deze redenen rust op de werkgever, indien de werknemer wordt ontslagen of de arbeidsvoorwaarden eenzijdig worden gewijzigd binnen de 12 maanden volgend op het indienen van een klacht zoals bedoeld in het vorig lid. Deze bewijslast rust eveneens op de werkgever in geval van ontslag of eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden nadat een rechtsvordering werd ingesteld, zoals bedoeld in het vorige lid en dit tot 3 maanden na het in kracht van gewijsde gaan van het vonnis.

Par.2. Wanneer de werkgever de arbeidsovereenkomst beëindigt of de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigt in strijd met de bepalingen van par.1, lid 1 van dit artikel, verzoekt de werknemer of de vakbondsorganisatie waarbij hij is aangesloten hem opnieuw in de onderneming op te nemen of hem te herplaatsen in de arbeidspost onder de voorwaarden vastgesteld in de arbeidsovereenkomst.

Het verzoek moet worden gedaan binnen de dertig dagen die volgen op de datum van de betekening van de opzegging, van de beëindiging zonder opzegging of van de eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden. De werkgever moet binnen de dertig dagen volgend op de betekening zich over de aanvraag uitspreken.

De werkgever die de werknemer opnieuw in de onderneming opneemt of hem opnieuw aan zijn vroegere arbeidspost tewerkstelt, moet het door de werknemer wegens ontslag of wijziging van de arbeidsvoorwaarden gederfde loon betalen alsmede de werkgevers‑ en werknemersbijdragen op dat loon storten.

Par.3. Wanneer de werknemer ingevolge het in par.2, lid 1 bedoelde verzoek niet opnieuw wordt opgenomen of niet wordt herplaatst in zijn arbeidspost en er geoordeeld werd dat het ontslag of de eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden indruist tegen de beschikkingen van par.1, lid 1, zal de werkgever aan de werknemer een vergoeding betalen die, naargelang van de keuze van de werknemer, gelijk is hetzij aan een forfaitair bedrag dat overeenstemt met het brutoloon voor zes maanden, hetzij aan de werkelijk door de werknemer geleden schade; in laatstgenoemd geval zal de werknemer de omvang van de geleden schade moeten bewijzen.

Par.4. De werkgever is verplicht dezelfde vergoeding uit te betalen, zonder dat de werknemer het in par. 2, lid 1 bedoelde verzoek om opnieuw te worden opgenomen of in de arbeidspost te worden herplaatst, moet indienen:

1. wanneer de werknemer de arbeidsovereenkomst verbreekt, omdat het gedrag van de werkgever in strijd is met de beschikkingen van par. 1, lid 1, wat in hoofde van de werknemer een dringende reden is om de arbeidsovereenkomst te verbreken;
2. wanneer de werkgever de werknemer heeft ontslagen om een dringende reden, op voorwaarde dat het bevoegde rechtsorgaan dit ontslag voor ongegrond houdt en in strijd acht met de beschikkingen van par.1, lid 1.

HOOFDSTUK III - Bekendmaking

Art. 8

De tekst van onderhavige overeenkomst wordt in bijlage bij het arbeidsreglement van de onderneming gevoegd.

HOOFDSTUK IV - Slotbepalingen

Art. 9

Deze overeenkomst is gesloten voor een onbepaalde looptijd; zij wordt van kracht op de datum van ondertekening ervan.

Zij kan op verzoek van de meeste gerede ondertekenende partij worden herzien of opgezegd met een opzeggingstermijn van zes maanden. De organisatie die het initiatief tot herziening of opzegging neemt, moet de redenen aangeven en amendementsvoorstellen indienen; de andere organisaties gaan de verbintenis aan deze binnen de termijn van een maand na ontvangst, in de Nationale Arbeidsraad te bespreken.

Art. 10

De ondertekenende partijen gaan de verbintenis aan de nodige maatregelen te treffen opdat de sociale rechters en raadsheren, die in de arbeidsrechtbanken en –hoven als werknemers of als werkgevers zetelen, zouden worden ingelicht over het bestaan van de bij artikel 6 van onderhavige overeenkomst voorziene gespecialiseerde commissie. Tevens verbinden zij zich ertoe aan hun organisaties, die in rechte zouden optreden ter verdediging van de uit onderhavige overeenkomst voortvloeiende rechten, aan te bevelen dat zij het bevoegde rechtscollege zouden vragen genoemde commissie te raadplegen.

Bovendien zal zij de sociale partners informeren en sensibiliseren met betrekking tot initiatieven inzake sekseneutrale functiewaarderingssystemen en op verzoek van de paritaire comités dienaangaande advies en bijstand verlenen.

B.     Bijlage II: collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming of organisatie

(niet van toepassing)

C.     Bijlage III: samenstelling ondernemingsraad, comité voor preventie en bescherming op het werk, dienst voor preventie en syndicale afvaardiging

1. SAMENSTELLING ONDERNEMINGSRAAD

(niet van toepassing

1. SAMENSTELLING VAN HET COMITE VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK

(niet van toepassing)

• DIENST VOOR PREVENTIE

1. SAMENSTELLING SYNDICALE AFVAARDIGING + CONTACTMOGELIJKHEDEN

(niet van toepassing)

D.     Bijlage IV: Kruispuntbank

In toepassing van artikel 27 van de Wet van 15 januari 1990 houdende de oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, kunnen de werknemers de tekst en de uitvoeringsbesluiten raadplegen via: http://www.ksz-bcss.fgov.be.

E.      Bijlage V: Bijlage betreffende de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679)

1. Kader

Pageni VZW respecteert de Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer t.o.v. de verwerking van persoonsgegevens dd 8/12/92 en de Europese verordening 2016/679.

Deze bijlage bevat de krachtlijnen voor betrokken partijen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Verwerking van persoonsgegevens: relevante definities

De Verordening Algemene Gegevensbescherming voorziet een uitgebreide definitie van de begrippen persoonsgegevens en verwerking van persoonsgegevens. De relevante definities kunnen worden geconsulteerd in artikel 4 van de Europese Verordening 2016/679.

3. Doel en rechtsgronden met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die de werknemer aan de werkgever meedeelt, zijn bestemd om te worden verwerkt.

Deze verwerkingen dienen om tegemoet te komen aan de wettelijke verplichtingen ter zake evenals uitvoering te geven aan alle rechten en plichten als onderdeel van het personeelsbeleid in de brede zin van het woord.

Rekening houdend met bovenstaande is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op één of meerdere van volgende rechtsgronden:

• De (arbeids)overeenkomst tussen werkgever en werknemer;
• De wettelijke verplichtingen;
• Het gerechtvaardigd belang van de onderneming.

4. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

De verwerking van persoonsgegevens houdt ook in dat in een aantal gevallen deze gegevens worden doorgegeven aan derden.

De werkgever zal enkel de noodzakelijke gegevens doorgeven hetzij binnen groep hetzij aan derden (met inbegrip van andere per wet geautoriseerde instanties) waarmee de werkgever een contractuele relatie heeft.

5. Recht op inzage en verbetering van persoonsgegevens

De werknemer is gerechtigd tot inzage van zijn gegevens die door de werkgever verwerkt worden. De werknemer heeft eveneens het recht tot laten verbeteren van alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking.

Binnen de maand die volgt op de indiening van een schriftelijk verzoek daartoe moet de werkgever zijn standpunt of, in voorkomend geval, de rechtzettingen die de gegevens met betrekking tot de werknemer aangebracht, mee te delen.

Elke werknemer is tevens gerechtigd om de verwijdering van alle hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen die onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard. Binnen de maand die volgt op het schriftelijke verzoek moet de werkgever laten weten of hij al dan niet, en in welke mate, gevolg heeft gegeven aan de vraag tot verwijdering.

Een uitgebreide beschrijving van de rechten kan worden teruggevonden in hoofdstuk III van de Europese verordening 2016/679.

De werknemer kan zich bij gebrek aan oplossing richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

6. Beveiligingsmaatregen en bewaartermijnen

De onderneming neemt de nodige beschermings- en beveiligingsmaatregelen zowel op organisatorisch als technisch vlak met het oog op het bescherming van de persoonsgegevens.

De persoonsgegevens worden verwerkt gedurende de tijd die noodzakelijk is voor het naleven van de bepalingen zoals beschreven onder titel 3 en worden niet langer bewaard dan strikt nodig voor de doeleinden waarvoor we deze hebben ontvangen.

F.      Bijlage VI: adressen der inspectiediensten

1. TOEZICHT OP DE SOCIALE WETTEN

1. RSZ- INSPECTIE

• TOEZICHT OP HET WELZIJN OP HET WERK

Arbeidsreglement opgesteld te Geraardsbergen, op 13 september 2020

Dit reglement werd volgens de wettelijke voorschriften gedurende 15 dagen aangeplakt en ter consultatie voorgelegd aan de werknemers.

Handtekening werkgever

Uitgave: Acerta – Buro & Design Center - Heizel Esplanade PB 65 - 1020 BRUSSEL

([1]) Met inbegrip van feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk

([2]) Met inbegrip van feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.

[3] Indien er binnen de onderneming een vertrouwenspersoon wordt aangesteld, is deze verantwoordelijk voor het bijhouden van het register.

1. Analyse van wachtkalender 2021 :

• Wachtdoende artsen Hawp Pageni vzw (2021)

Doelstelling : gelijkmatige verdeling van alle effectieve wachtdiensten binnen Permamed

• Binnen Permamed werden de doelstellingen bepaald voor alle artsen
• Deze doelstellingen werden gebaseerd op bestaande afspraken en regels (oa. HR) en evenredige verdeling van het aantal wachtdiensten
• Indien een doelstelling wordt overschreden, wordt dit verschil (= Delta) (positief en negatief) berekend en bijgehouden
• Met dit verschil wordt rekening gehouden bij het uitrollen van het volgende wachtrooster (aansluitend kalenderjaar)

• Korte samenvatting gemiddeld aantal wachturen niet-vrijgestelde artsen (2021) :
• 12 * effectieve wachtdienst/jaar + 3 * achterwacht/jaar
• 146u (eff.wachtdienst) + 37u (achterwacht) = 183u/jaar

• Artsen met (specifieke) vrijstellingen, zoals bepaald in het HR, voeren een bepaald percentage (cfr. HR) van deze wachtdiensten uit.

• Artsen-supervisoren (2021)

Doelstelling : samenstellen van een vaste groep artsen om deze rol uit te oefenen .

• Voorlopige compensatie 2021 :
• 3 effectieve wachtdiensten >< 5 supervisorweekends (10 artsen-supervisoren)
• De mogelijkheid om het supervisorweekend in te plannen tijdens het weekend waarin ook de effectieve wachtdienst werd gepland
• Mogelijkheid tot vergoeding via het beschikbaarheidshonorarium

• Korte samenvatting gemiddeld aantal wachturen artsen – supervisoren (2021) :
• 9 * effectieve wachtdienst/jaar + 17 * supervisorwachtrol/jaar
• 108u (eff.wachtdienst) + 245u (supervisor) = 353u/jaar

• Bestuursleden hebben de rol van supervisor vrijwillig op zich genomen (2021) wegens een tekort aan kandidaturen.

Indien een wachtdoende arts de rol van supervisor (en de bijhorende compensatie) binnen dit wachtdienstrooster wenst over te nemen, kan dit worden besproken via de wachtdienstcoördinator (dr. Haelterman).

• Toelichting bij aantal effectieve wachtdiensten

• Bij de uitrol van het wachtrooster 2021 diende, bovenop de bepalingen in het HR, rekening te worden gehouden met onderstaande voorwaarden :

• Historiek weekendwacht 01-01-21

° Deze historiek werd echter niet meegenomen binnen Permamed

• Historiek feestdagen 25-12 en 01-01 (afgelopen 5 jaar)

° Deze historiek werd mee opgeladen en hier werd rekening mee gehouden

Aangezien niet alle artsen een evenredig aantal wachtdiensten/achterwachten hebben toebedeeld gekregen bij de eerste uitrol via Permamed :

• Voorstel vanuit bestuur HAWP Pageni vzw :

• Artsen die een meer dan gemiddeld aantal wachtdiensten uitvoeren werden reeds opgelijst

• Indien mogelijk, wordt het aantal wachtdiensten bij deze artsen verminderd door, oa, het inschakelen van nieuwe wachtdoende artsen binnen ons wachtgebied.

Deze artsen zullen daartoe gecontacteerd worden door de wachtdienstcoördinator.

• Indien, na bovenstaande voorstellen tot aanpassingen, nog steeds een hoger aantal wachtdiensten zou dienen te worden uitgevoerd, wordt dit verschil bijgehouden en bij het volgende wachtdienstrooster verrekend

Verslag RvB

Maandag 29-03-2021 (20.30u-23u20) via Microsoft Teams

Aanwezig: dr. De Winter, dr. Frisch, dr. De Smet, dr. Verlinden, dr. Dobbelaere, dr. Plasman, dr. Van Humbeeck, dr. Haelterman, Jo Van der Veken, Karlien

Verontschuldigd:

1. Samenvatting werkgroepen

 Werkgroep Financiën

 Zie samenvatting

• -> financiële samenvatting tonen/toelichten op HAK (31/03) en op AV (juni)
  -> Document met info betreffende wijzigingen eind deze week uitsturen naar alle   leden

• Te bevestigen maatregelen :

• Ophasselt : slechts 1 wachtdoende arts vanaf 02-04
• Akkoord van RvB op 29-03-21
• Lennik : forfait nachtdiensten verminderen met 12%
• Vrijdagnacht : € 370 (ipv € 420)
• Zaterdag-/zondagnacht : € 350 (ipv 400)
• Akkoord van RvB op 29-03-21
• Deze wijzigingen gaan in vanaf 1/04/2021 en zijn blijvend.

° Geen retroactieve aanpassingen van voorbije weekends

• Voorstel: dagvergoeding ook aanpassen - solidariteit met nachtartsen?
• Voorlopig geen wijziging

• Communicatie naar artsen en overleg HAK
• Informatie mbt activiteit en financiële omzet

° zie apart toelichtingsdocument

• Investeringsbudget :
• Medisch materiaal : boven investeringsbudget
• Extra investeringen :

° Kruk (Ophasselt) , Plooibed (Lennik), Hoofdkussen (Lennik)

   TV (Lennik)

° facturen dienen nog te worden bezorgd

• Werd bezorgd aan Herman V. ikv controle

° Wanneer overzicht volledig is : bezorgen aan RIZIV

• Huur lokalen HAWP Pageni vzw door HAK’s

Zie voorstel dr. Plasman

• Coördinator HAK zou 2,5dagen/week (di - woe (1/2) - do) in de lokalen van de wachtpost komen werken (bureau in de leefruimte van het appartement) à OK : wordt opgenomen tussen de coördinatoren
• Te informeren bij boekhouder hoe huurvergoeding fiscaal verwerkt moet worden à Kan via attest/overeenkomst (hiervan dient fiscale fiche te worden gemaakt)
• Specifiëren welke dagen de ruimtes niet verhuurd kunnen worden
• Akkoord op RvB ivm vergoedingen
• Voorstel dient te worden voorgelegd op overleg met HAK’s
•  
• Werkgroep Wachtdienstcoördinatie

• Zie samenvatting

• Te bevestigen maatregelen :

• Taakomschrijving/compensatie supervisor + supervisormap
• Zie eerste versie
• Timing 1 ste helft april ‘21
• Via Permamed navragen of wissels ook online kunnen gebeuren (net zoals de wachtdiensten)

• Welke artsen (43) dienen te worden geschrapt ifv 1 wachtdoend arts te Ophasselt (19u-23u, vrijdag/woensdag)
• Zie lijsten en controle verzorgd door dr. Haelterman
• Communicatie dr. Haelterman :

° bezorgen aan artsen voor 02-04

• Aan de PO wordt overgelaten om individueel te beslissen of betreffende wachtdienst door Haio wordt gedaan of PO
• Afzonderlijke communicatie te versturen naar artsen waarvan shiften geschrapt worden (gepland op 01-04)

• Inschakelen nieuwe wachtdoende artsen
• Tslilia (Lennik) en dr. Rokegem (Ninove)

° dr. Rokegem nam reeds zelf contact op met wachtdienstcoördinatie

   Dr. Haelterman formuleerde reeds een voorstel tot overname van  

   Bepaalde wachtdiensten

• Haelterman volgt dit verder op

• Werkgroep Apotheek/medisch materiaal
•  
• Gelijkschakelen apotheek Ophasselt en Lennik
• Reeds begonnen
• Wordt verdergezet door werkgroep Apotheek
• Aanrekenen apotheek/medicatie aan patiënten
• Reeds € 2.140 eigen middelen
• Kan worden aangerekend aan patiënten, maar brengt wel extra administratieve handelingen met zich mee
• wachtpost Waasland
• Via A-B-C – codesysteem wordt medicatie aangerekend aan patiënten (cfr. wachtpost Waasland)
• AlternatiefVoorstel: forfaitaire kost aanrekenen aan elke patiënt van €0.50 (gelijkaardig aan spoeddienst werking)

° te bekijken: weinig administratieve impact

° na te vragen bij boekhouder welke werkwijze kan toegepast worden

• Haelterman verlaat de werkgroep ‘medisch materiaal’
• Dit wordt voortgezet door Karlien en dr. De Smet
• Covid19-materiaal
• Dit wordt apart gefactureerd aan het RIZIV
• Aankoop 300 FFP2-maskers
• Blauwe schorten worden gratis voorzien door triage Ninove
• Handschoenen ed. worden voorzien door triage Lennik/Gooik
• Ontsmettingsmateriaal

° stock wordt aangevuld voor 31-03-21

• Werkgroep IT

• Zie verslag werkgroep 18-03

• Te bevestigen maatregelen :

• Ingesproken boodschap mbt een aantal Covid19-vragen (resultaten, welke personen worden getest, ed.)
• Werd bevestigd op RvB
• Iedereen blijft in wacht staan, geen melding meer met de vraag om later terug te bellen.
• Niet mogelijk om met telefooncentrale te vermelden hoeveel wachtende er voor zijn
• NoodGSM als bereikbaar telefoonnummer tijdens weekdagen
• Welke (financiële) documenten moeten beschikbaar zijn op het afgesloten bestuur-gedeelte

2. Facilitaire agendapunten

• Aansluiting + afrekening nutsvoorzieningen
• Zie communicatie WGK
• Vanaf 01-03-21 : aparte leverancier (Vlaamse Energieleverancier)
• Er wordt een afrekening voor de aparte tellers (appartement +2) gemaakt inzake januari en februari, waarvan de factuur aan HAWP Pageni vzw wordt overgemaakt

• Contract schoonmaakservice
• Helft van de totaalfactuur voor HAWP Pageni vzw (ca. € 570, excl.btw/maand)
• Facturen worden op naam van organisatie overgemaakt door ISS

• Aankoop 1 centrale TV (RIZIV betaalt slechts 1 toestel terug) :
• Budget ca. € 600
• Wordt voorzien in april
• Voorlopig zonder kabelabonnement

• Raamverduistering Lennik
• Schuifraam + raam voorzijde
• Wordt bekeken via Heytens ikv opmeting
• Budget : ca. € 600
• Timing : tweede helft april

• Facilitaire permanentie WGK
• Zeer duur voorstel om te werken via externe firma Facilicom (zie comm. WGK)
• Verplichtingen van de verhuurder (zie art. 7)
• Dient te worden besproken met WGK ikv supervisie-map/-opdracht
• Nog feedback te ontvangen

° voorlopig via Bart Joosten als contactpersoon voor het weekend

3. Voorbereiding overleg met huisartsenkringen

• Datum : 31-03-21
• Voorgestelde agendapunten :

• Financiële wijzigingen
• Toelichting met analysedocument

° welke details worden vrijgegeven ?

• Voorstellen van besproken wijzigingen
• voorstel tot huur van lokalen Pageni vzw

• Wachtdienstanalyse :
• Toelichting met analysedocument

° analysedocument bij uitrol wachtlijst dd. 02/2021

• Mogelijkheden tot wijziging
• Voorbereiding wachtdienstuitrol 2022

° welke criteria worden in acht genomen ?

• Voorstelling structuur HAWP Pageni vzw
• communicatiekanalen ahv organigram
• Vragen HAK dr. Hemerijckx (18-03)
• Reeds deels vervat in bovenstaande agendapunten
• Voorstel tot regelmatig overleg tussen coördinatoren
• Agendapunten beide HAK’s (22-03)

 Deze agendapunten werden bevestigd op de RvB op 29-03

• Jo werkt presentatie uit

 Standpunt testings in de wachtpost

• Momenteel : nadruk op symptomatische patiënten
• Zie procedure ‘consultatieblokken’
• Hoogrisico-contacten worden zoveel als mogelijk doorverwezen naar de testcentra/huisarts

° Indien nodig, opvangen via telefonische consultatie

• Dit standpunt wordt beïnvloed door persoonlijke visie van de wachtdoende artsen (bv. uitbraak in scholen ed.)
• communicatie hieromtrent naar alle artsen
• Vooral belangrijk om te communiceren dat een testresultaat niet kan worden opgevraagd via de HAWP

5. Organisatie AV

• Voorstel : woensdag 09-06-21, 20.30u (Teams)
• Uitnodigingsmail (met vraag tot betaling van het lidgeld) : versturen 1^ste helft april
• Ledenlijst ‘actieve’huisartsen beide HAK’s werd reeds aangepast
• Bepaling lidgeld 2021 : € 300 (zie verslag BAV 19-11-20)
• lidgeld nieuwe artsen: proportionele berekening ikv nog te werken maanden in 2021
• Agendapunten :
• Nog verder op te lijsten

6. Varia

• Onthaalmedewerkers

• Ellen Van Wegberg : contract stopgezet op 08-03
• Liesbeth Pallen neemt over vanaf 08-03

• E.S.
• Indien geen beterschap in de werkhouding (ten laatste 15-04)

° andere kandidaat reeds zoeken

° vacature werd gelanceerd

• Overleg rond aanpassingen uurrooster :
• Doorgegaan op 17-03-21
• Nieuw uurrooster werd vrijgegeven op 25-03-21

• Aanschaffen van plooibed, zodat onthaalmedewerker wat kan rusten tijdens het uitvoeren van de nachtdienst
• Bed wordt nog gewisseld ifv belastbaar gewicht

• Overleg met Liesbeth Devreker 23-03
• Zeker ook nog contact nemen met andere wachtpost, die gelijke organisatie vertoont (Halle: HAK = wachtkring)

• Overleg boekhouder gepland 31-03

• Wekelijkse feedback artsen :
• Via nieuwsmail ‘update wachtweekend’
• Herhaling van een aantal belangrijke items (bv. PCR-test) en een aantal nieuwe items
• Wordt verstuurd 2 à 3 dagen voor start van het wachtweekend
• feedback supervisieverslagen

• Persoonlijke terugkoppeling naar artsen over het afgelopen wachtweekend :
• Dit indien foutieve handelingen (administratief) werden gesteld
• foutieve scanning PCR-stalen, foutieve afrekening huisbezoeken , ed.

• Voorlopige planning overlegmomenten

• Raad van bestuur : 29-03
• Overleg beide HAK’s : 31-03
• Overleg boekhouder : 31-03
• Overleg politiezones : 19-04
• AV: voorstel 09/06/2021